Sprawozdanie finansowe to jeden z najważniejszych dokumentów o przygotowaniu których muszą pamiętać podatnicy prowadzący księgi handlowe. Niedochowanie obowiązków w tym zakresie może skutkować surową odpowiedzialnością prawną. Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe za 2023 r., kto je zatwierdza i o czym jeszcze należy pamiętać?
Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe? Jakie podmioty są zwolnione z tego obowiązku?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który odzwierciedla sytuację finansową przedsiębiorstwa w ujęciu rocznym. Sporządza się je na tzw. dzień bilansowy. Należy pamiętać, że obowiązek składania sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną księgowość na podstawie przepisów o rachunkowości. Nie ma znaczenia forma prawna prowadzonej działalności. Obowiązek spoczywa na podatnikach, którzy:
- prowadzą księgi handlowe obligatoryjnie z uwagi wybraną formę prawną lub wysokość przychodów;
- wybrali księgi handlowe jako metodę ewidencjonowania operacji gospodarczych dobrowolnie.
Oznacza to, że do złożenia sprawozdania może być zobowiązana zarówno spółka prawa handlowego, jak i przedsiębiorca prowadzący indywidualną działalność gospodarczą.
Z obowiązku składania sprawozdania finansowego są zwolnione spółki jawne i partnerskie, jeżeli ich przychody w ubiegłym roku podatkowym były mniejsze niż równowartość 2 milionów euro i nie prowadzą one ksiąg rachunkowych. Nadal jednak w takiej sytuacji podmioty te muszą złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Takie oświadczenie składa się za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), niezależnie od tego w jakim trybie została zarejestrowana spółka (poprzez zawarcie klasycznej umowy czy system teleinformatyczny S24).
Jeżeli podmiot korzysta ze zwolnienia, do złożenia oświadczenia zgodnie z prawem wymagany jest podpis przynajmniej jednej osoby uprawnionej do jego reprezentacji. Wniosek wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub z wykorzystaniem profilu zaufanego.
Złożenie oświadczenia za pośrednictwem portalu RDF zwalnia spółkę z obowiązku składania wniosku o umieszczenia stosownej wzmianki w KRS.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Sporządzone sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone. Odpowiada za to:
Kto odpowiada za złożenie sprawozdania finansowego?
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego podpisuje kierownik jednostki, czyli osoba uprawniona do jej reprezentacji. W przypadku spółek osobowych – jawnej i partnerskiej – oraz w spółce cywilnej będą to wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. W spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze. W spółkach kapitałowych dokument składają członkowie zarządu. Jeżeli względem podmiotu zostało wszczęte postępowanie upadłościowe to, w zależności od trybu procedury, spółkę będzie reprezentował zarządca lub syndyk, w procedurze likwidacyjnej zaś – likwidatorzy.
Sprawozdanie podpisuje zarówno kierownik jednostki, jak i osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z reguły będzie to księgowy obsługujący spółkę.
Kiedy sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta?
Należy pamiętać, że ustawa o rachunkowości dla określonych przez art. 64 podmiotów wymaga, aby przed złożeniem sprawozdanie finansowe zostało zbadane przez biegłego rewidenta. Obowiązek taki spoczywa m.in. na:
- jednostkach działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych oraz przepisów o FI i zarządzaniu AFI oraz ASI;
- krajowych instytucjach płatniczych i instytucjach pieniądza elektronicznego;
- spółkach akcyjnych, za wyjątkiem podmiotów, które na dzień bilansowy znajdują się w organizacji;
- pozostałych jednostkach, które w roku obrotowym za który sporządzono sprawozdanie finansowego spełniły dwa z trzech warunków dotyczących wolumenu zatrudnienia, sumy aktywów bilansu oraz przychodów netto;
- spółkach przejmujących i nowo zawiązanych wskutek transakcji M&A;
- jednostkach sporządzających sprawozdanie finansowe zgodnie ze standardami MSR.
Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta to dodatkowy koszt. Taka usługa potrafi kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych, w zależności od nakładu pracy oraz stopnia skomplikowania dokumentów. Z wybraną firmą audytorską kierownicy jednostki muszą podpisać umowę.
Jak prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe może być złożone wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów dotyczącymi struktury i formatu takiego dokumentu. Podmioty mogą skorzystać z udostępnionej bezpłatnej aplikacji E-Sprawozdania Finansowe. Do przeglądania i edycji plików można wykorzystać dowolne narzędzie pozwalające na pracę z plikami XSD (schemat XML). Zwróć uwagę, że ta aplikacja nie służy do wysyłania sprawozdania, a jedynie jego sporządzenia. Choć nie ma obowiązku korzystania z aplikacji E-Sprawozdania, pozwala to na zweryfikowanie od razu, czy przygotowany dokument jest zgodny ze strukturami logicznymi.
Dokument należy złożyć – jako jeden plik XML – za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych lub systemu S24. W tym jednym pliku należy umieścić wszystkie elementy sprawozdania.
Jakie dokumenty załączyć do zatwierdzonego sprawozdanie finansowego?
Przed złożeniem zatwierdzonego sprawozdania finansowego należy upewnić się, czy zostały do niego dołączone pozostałe dokumenty wymagane przepisami prawa (w dowolnej formie pozwalającej na ich odczytanie, np. pliku tekstowego lub graficznego), w tym m.in.:
- sprawozdanie z działalności;
- opinia biegłego rewidenta (sprawozdanie z badania);
- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej;
- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej;
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania (dopuszczalna forma skanu);
- uchwała o podziale zysku lub pokryciu strat (dopuszczalna forma skanu).
O jakich terminach muszą pamiętać podatnicy składający sprawozdanie finansowe?
Sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego wymaga nie tylko podjęcia określonych działań ze strony przedsiębiorcy, ale także dokonania ich w określonych, nieprzekraczalnych terminach. Co roku Ministerstwo Finansów publikuje informacje na temat tego, czy te terminy są przesunięte ze względu na szczególne okoliczności (tak było m.in. w okresie pandemii COVID-19). Jak wyglądają terminy dla sprawozdania finansowego za 2023 r.?
- Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upłynął w dniu 31 marca 2024 r.;
- Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to dzień 30 czerwca 2024 r.;
- Złożenie sprawozdania finansowego do KRS powinno nastąpić w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, czyli – w przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym – do dnia 15 lipca 2024 r.;
- Niezatwierdzone sprawozdanie finansowe powinno być złożone w takim samym terminie, jak sprawozdanie zatwierdzone (z reguły do 15. lipca). Następnie po zatwierdzeniu sprawozdania należy złożyć je jednak ponownie do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia w trybie odpłatnym;
- Podmioty niezarejestrowane w KRS, a zobowiązane do składania sprawozdania finansowego (np. osoby fizyczne prowadzące JDG) mają obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe w terminie właściwym dla złożenia deklaracji PIT, czyli do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym za który następuje rozliczenie. Składają je jednak do szefa KAS, a nie KRS.
Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie
Niezłożenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym terminie pociąga za sobą szereg sankcji zarówno na gruncie ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o KRS. Kierownicy muszą liczyć się z karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności. W skrajnych przypadkach – jeżeli spółka konsekwentnie nie składa sprawozdań finansowych – sąd rejestrowy może orzec nawet o jej wykreśleniu.
Sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego to czynności, z którymi wielu podatników ma trudności. Złożona procedura, krótkie terminy, a niekiedy także konieczność korzystania z usług biegłego rewidenta powoduje, że często dokument finansowy jest składany na ostatnią chwilę lub wręcz bez zatwierdzenia.
Aby uniknąć kłopotów związanych z nieprawidłowym złożeniem (lub wręcz niezłożeniem) sprawozdania finansowego, warto korzystać ze wsparcia profesjonalistów. Prawnicy z Kancelarii Linke Kulicki zadbają o to, aby podmiot zobligowany do składania sprawozdań wypełnił swoje obowiązki terminowo i w sposób należyty.