Każda spółka w której potwierdzeniem partycypacji w prawach i obowiązkach jest akcja, a więc spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne oraz proste spółki akcyjne do niedawna miały obowiązek prowadzenia rejestru akcjonariuszy. To dokument, którego treść pozwalała na ustalenie kręgu osób uprawnionych do zarządzania i kontroli w spółce. Obecnie jest on prowadzony wyłącznie w formie zdematerializowanej. Czym dokładnie jest rejestr akcjonariuszy i według jakich zasad powinien być prowadzony?
Czym jest rejestr akcjonariuszy?
Począwszy od 1 marca 2021 r. spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne oraz Proste Spółki Akcyjne niebędące spółkami publicznymi mają obowiązek rejestrować wszystkie emitowane papiery wartościowe w rejestrze akcjonariuszy. Ta dematerializacja powoduje, że akcje rozumiane jako fizyczny papier wartościowy tracą moc i od wskazanej wyżej daty nie można już egzekwować praw akcjonariusza posługując się akcją papierową. Zgodnie z art. 30029 §2 k.s.h. przepisy o dematerializacji stosuje się analogicznie do warrantów subskrypcyjnych oraz pozostałych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki. Rejestr akcjonariuszy jest prowadzony wyłącznie w formie cyfrowej.
W przypadku objęcia akcji podlegają one wpisowi do rejestru po wpisie spółki do KRS albo po wpisie do rejestru nowych emisji akcji (np. w sytuacji potrzeby dokapitalizowania spółki).
Osoba będąca akcjonariuszem, która nie złożyła akcji celem jej dematerializacji, nie może wykonywać swoich praw, ponieważ nie znajdzie się w rejestrze. Ma jednak możliwość wytoczenia powództwa o ustalenie statusu akcjonariusza. Prawomocny wyrok w tym przedmiocie uzasadnia dokonanie wpisu w rejestrze.
Kto może prowadzić rejestr akcjonariuszy?
Spółka emitująca akcje nie może sama prowadzić rejestru akcjonariuszy. Musi w tym celu podpisać umowę z uprawnionym podmiotem. Artykuł 30031 k.s.h. wskazuje, że rejestr może być prowadzony przez:
- notariusza;
- podmiot uprawniony do prowadzenia rachunku papierów wartościowych na mocy art. 4 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, tj:
- domy maklerskie;
- banki prowadzące działalność maklerską;
- banki powiernicze;
- banki państwowe prowadzące działalność maklerską;
- zagraniczne firmy inwestycyjne i zagraniczne osoby prawne prowadzące działalność maklerską na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w formie oddziału;
- Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych;
- Narodowy Bank Polski.
Wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy dokonują sami akcjonariusze w formie uchwały. Ważne jest, aby do podpisania umowy z podmiotem uprawnionym doprowadzić niezwłocznie po utworzeniu spółki. Jeżeli spółka chce rozwiązać umowę o prowadzenie rejestru, może to uczynić pod warunkiem zawarcia kolejnej umowy z tym lub innym podmiotem. Nie może dojść do sytuacji, kiedy akcje należące do akcjonariuszy nie są „obsługiwane”. Z kolei firma prowadząca rejestr może wypowiedzieć umowę spółce jedynie z ważnych powodów i z zachowaniem okresu wypowiedzenia nie krótszego niż trzy miesiące. Zaleca się, aby w umowie doprecyzować, kiedy zachodzą ważne powody legitymujące prowadzącego do wypowiedzenia umowy.
Jakie są obowiązki podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy?
Podstawowym obowiązkiem podmiotu prowadzącego rejestr jest oczywiście utrzymywanie sprawnego systemu informatycznego pozwalającego na przechowywanie i aktualizowanie rekordów wszystkich akcji w danej spółce. Kodeks spółek handlowych nakłada jednak szereg dodatkowych wymagań w tym zakresie.
Należy zadbać, aby platforma zapewniała bezpieczeństwo oraz integralność danych. W tym celu pomocne może okazać się wdrożenie odpowiednich standardów ISO, np. ISO/IEC 27001. W przypadku przetwarzania danych w środowisku chmurowym należy pamiętać też o ISO/IEC 27018. Ustawodawca nie wskazuje jaki poziom zabezpieczeń informatycznych należy zastosować w przypadku obsługiwania rejestru akcjonariuszy, mając jednak na względzie poziom istotności gromadzonych danych, można rozważyć wdrożenie nowoczesnych technologii, jak autoryzacja U2F czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
W ustawie dopuszcza się możliwość prowadzenia rejestru akcjonariuszy w postaci zdecentralizowanej, rozproszonej bazy danych (ang. distributed ledger technology). W praktyce najczęściej będzie to technologia blockchain.
Jakie elementy obejmuje rejestr akcjonariuszy?
Enumeratywne wyliczenie informacji składających się na rejestr akcjonariuszy znalazło się w art. 30033 §1 k.s.h. Baza danych obejmuje:
- firmę, siedzibę i adres spółki;
- oznaczenie sądu rejestrowego i numer KRS pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- datę zarejestrowania spółki i emisji akcji;
- serię i numer, rodzaj akcji oraz szczególne uprawnienia, które z niej wynikają (może to być np. uprzywilejowanie co do głosu lub dywidendy);
- nazwisko i imię albo firmę akcjonariusza oraz jego adres zamieszkania lub siedziby albo inny adres do doręczeń lub doręczeń elektronicznych, w tym także adres poczty elektronicznej (jeżeli akcjonariusz wyraził zgodę na komunikację ze spółką w ten sposób);
- wzmiankę, czy akcje zostały w całości pokryte;
- ograniczenia co do rozporządzania akcją;
- postanowienia umowy spółki związane z obowiązkami posiadacza akcji wobec podmiotu.
W rejestrze mogą pojawić się dodatkowe informacje na żądanie uprawnionej osoby. Jako przykład można wskazać zastawnika lub użytkownika, którzy mają prawo domagać się wpisania przysługującego im prawa głosu z obciążonej akcji. Z kolei akcjonariusz może domagać się wpisania wzmianki o wykreśleniu obciążenia akcji ograniczonym prawem rzeczowym. Umowa spółki może przewidywać szczególne wymagania w zakresie informacji jakie powinny pojawić się w rejestrze akcjonariuszy.
W jakim terminie powinien zostać dokonany wpis w rejestrze akcjonariuszy?
Wpis w rejestrze akcjonariuszy jest dokonywany na żądanie spółki lub osoby uprawnionej. Termin na wpis to 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, a jeżeli do wpisu niezbędne jest usunięcie przeszkody – w terminie 7 dni od daty jej usunięcia. Wpis o zajęciu jest dokonywany z urzędu, jeżeli zgłasza go organ egzekucyjny na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji (warto pamiętać, że przepisy proceduralne przewidują nie tylko egzekucję świadczeń pieniężnych i niepieniężnych, ale także zajęcie prawa majątkowego akcjonariusza w spółce).
Aby podmiot prowadzący rejestr dokonał wpisu, niezbędne jest przedłożenie dokumentu uzasadniającego zmianę w bazie danych. Takim dokumentem może być np. uchwała walnego zgromadzenia o objęciu akcji albo umowa o ustanowieniu zastawu na akcjach. Za podstawę dokonania wpisu uważa się też oświadczenie akcjonariusza o zobowiązaniu do przeniesienia akcji albo obciążeniu ich ograniczonym prawem rzeczowym.
Czy podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy ma prawo badać podstawę wpisu?
Ciężar dbałości o to, aby podstawa wpisu w rejestrze była zgodna z prawem spoczywa na żądającym wpisu. Podmiot prowadzący rejestr bada wprawdzie treść i formę dokumentów uzasadniających wpis, ale nie analizuje:
- zgodności dokumentów z prawem;
- prawdziwości dokumentów uzasadniających dokonanie wpisu;
- podpisów zbywcy, w tym osób ustanawiających ograniczone prawo rzeczowe na akcji.
Jedyny wyjątek dotyczy sytuacji, w której podmiot prowadzący rejestr poweźmie uzasadnione wątpliwości co do aspektów formalno-prawnych wpisu (np. podpis zbywcy jest ewidentnie podrobiony). W takiej sytuacji ma on prawo wyjaśnienia nieścisłości.
O dokonaniu wpisu należy powiadomić osobę żądającą wpisu oraz spółkę. O odmowie wpisu zaś, samego żądającego wraz ze wskazaniem przyczyny odmowy.
Wpis do rejestru akcjonariuszy i co dalej?
Sama aktualizacja rejestru akcjonariuszy to jeszcze nie koniec. Po otrzymaniu zawiadomienia o wpisie zarząd spółki niezwłocznie składa do sądu rejestrowego nową listę akcjonariuszy z podaniem:
- imienia i nazwiska albo firmy;
- liczby i serii akcji posiadanych przez każdego akcjonariusza;
- wzmianki o ustanowieniu na akcji zastawu lub użytkowania (jeżeli ustanowiono na papierze wartościowym ograniczone prawo rzeczowe).
Rejestr akcjonariuszy ma charakter jawny, ale nie dla każdego. Może go przeglądać spółka oraz każdy z akcjonariuszy. Dostępu udziela podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy. Osoby uprawnione do przeglądania rejestru mogą również zażądać wydania informacji z bazy danych w formie papierowej lub elektronicznej.
Zamiana dokumentu akcji na rejestr cyfrowy może rodzić wątpliwości kto, kiedy i w jaki sposób może żądać wpisu i jak właściwie ma wyglądać prowadzenie rejestru. Służymy poradom wszystkim spółkom akcyjnym, a także indywidualnym akcjonariuszom. Pomożemy wybrać podmiot prowadzący rejestr, przeanalizujemy umowę oraz pomożemy w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółki.