Ujednolicone procedury AML/CFT obowiązują na terytorium całej Unii Europejskiej. W Polsce zostały one wprowadzone do porządku prawnego na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (dalej: ustawa AML). Kto musi wdrożyć obowiązki z zakresu AML i na czym one polegają?
Jak rozumieć pojęcie instytucji obowiązanej?
Osi, wokół której obraca się cała koncepcja AML jest pojęcie instytucji obowiązanej. Katalog instytucji obowiązanych wymienionych w art. 2 ustawy AML jest obszerny i regularnie aktualizowany. Jakie podmioty się w nim znajdują? Są to m.in.:
- banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych oraz instytucje finansowe mające siedzibę na terytorium RP, a także oddziały instytucji finansowych niemających siedziby w Polsce;
- Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa oraz poszczególne SKOK-i;
- KIP, MIP i zagraniczne oddziały instytucji płatniczych, instytucje pieniądza elektronicznego, biura usług płatniczych oraz agenci rozliczeniowi;
- firmy inwestycyjne i banki powiernicze oraz oddziały zagranicznych firm inwestycyjnych;
- podmioty prowadzące działalność maklerską;
- spółki prowadzące rynek regulowany w zakresie prowadzenia platformy aukcyjnej;
- fundusze inwestycyjne, ASI i TFI;
- zakłady ubezpieczeń i reasekuracji;
- pośrednicy ubezpieczeniowi;
- podmioty prowadzące systemy rozrachunków opartych na technologii DLT (rejestrze rozproszonym);
- przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową i lombardową;
- przedsiębiorcy świadczący usługi w zakresie walut wirtualnych;
- notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi – w określonym przez ustawę zakresie;
- przedsiębiorcy zajmujący się m.in. tworzeniem osób prawnych, zapewnianiem siedziby lub adresu innym podmiotom;
- pośrednicy nieruchomości;
- podmioty prowadzące działalność w zakresie różnego rodzaju gier, gier wzajemnych oraz zakładów losowych
Trzeba pamiętać, że status instytucji obowiązanej wynika z samego faktu prowadzenia działalności o określonym profilu, np. KIP lub MIP. Skala biznesu, wolumen zatrudnienia lub liczba i wartość transakcji nie mają większego znaczenia dla zakresu obowiązków przedsiębiorcy w tym zakresie. Dlatego w praktyce procedura AML dotyczy bardzo szerokiego kręgu podmiotów.
Obecnie lista instytucji obowiązanych liczy już sobie ponad 30 pozycji. Jeśli wykonujesz jeden ze wspomnianych rodzajów działalności – jesteś instytucją obowiązaną. Pamiętaj, że nie istnieje ujednolicony rejestr instytucji obowiązanych. Obecne przepisy nakładają w tym zakresie obowiązek samoidentyfikacji na firmy.
Jakie obowiązki spoczywają na instytucji obowiązanej?
Możliwość przypisania przedsiębiorcy statusu instytucji obowiązanej pociąga za sobą określone konsekwencje. O czym należy pamiętać, aby móc działać zgodnie z prawem?
Identyfikacja ryzyka związanego z AML
Pierwszym z obowiązków jest – wymieniona w art. 27 ustawy AML – konieczność zaprojektowania procedury, która pozwoli na identyfikację i ocenę ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszącego się do biznesu przedsiębiorcy. Działania muszą być proporcjonalne do charakteru prowadzonej działalności i wielkości instytucji obowiązanej. Przygotowując taką wewnętrzną procedurę należy uwzględnić czynniki ryzyka dotyczące:
- klientów;
- państw lub obszarów geograficznych;
- produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.
Ocena ryzyka powinna być aktualizowana nie rzadziej niż raz na 2 lata.
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego
Kolejnym obowiązkiem jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego względem klientów instytucji obowiązanej. Integralną ich częścią jest Know Your Customer, czyli procedura zmierzająca do jak najlepszego poznania kontrahenta oraz ryzyka, jakie niosą ze sobą relacje gospodarcze z jego udziałem. Środki bezpieczeństwa finansowego zostały wymienione w art. 34 ustawy AML i obejmują:
- identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości;
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych działań w celu ustalenia jego tożsamości lub struktury własności i kontroli;
- ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych;
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.
Wdrożenie środków bezpieczeństwa finansowego jest niezbędne w momencie zawierania trwałych stosunków gospodarczych, w przypadku transakcji okazjonalnych zaś, od przekroczenia określonej kwoty progowej. Należy pamiętać, że w określonych sytuacjach może pojawić się potrzeba zastosowania zaostrzonych środków.
Przekazywanie informacji do GIIF oraz współdziałanie w razie wystąpienia okoliczności sugerujących pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu
Ustawa AML nakłada także na instytucje obowiązane obligację do przekazywania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej danych, o których mowa w art. 72 ustawy AML. Dotyczą one m.in. przyjęcia odpowiednio wysokiej wpłaty lub dokonania wypłaty, przyjęcia zlecenia transferu środków pieniężnych albo zlecenia kupna lub sprzedaży wartości dewizowych. Chodzi o tzw. transakcje ponadprogowe.
Dodatkowo instytucje obowiązane muszą raportować transakcje podejrzane, jeżeli okoliczności wskazują na ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Niezależnie od obowiązków raportowych GIIF ma prawo zażądać przekazania informacji lub dokumentów dotyczących m.in. klientów, przeprowadzonych transakcji czy rodzaju i wielkości wartości majątkowych oraz miejsca ich przechowywania.
Zaprojektowanie wewnętrznej procedury AML
Będąc instytucją obowiązaną trzeba też pamiętać o zaprojektowaniu wewnętrznej procedury AML, o której mowa w art. 50. Powinna być ona na bieżąco weryfikowana i aktualizowana oraz zawierać wytyczne dotyczące m.in.:
- czynności podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka AML/CFT oraz sposobu zarządzania tym ryzykiem;
- zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
- zasad gromadzenia i przechowywania informacji na potrzeby ustawy AML;
- zasad współpracy z GIIF;
- edukacji pracowników w zakresie AML oraz zgłaszania rzeczywistych i potencjalnych naruszeń w tym zakresie;
- rozbieżności między danymi zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a zebranych w związku ze stosowaniem przepisów ustawy;
- trudności w identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz działań podjętych w celu jego ustalenia.
Czy można wdrożyć procedurę AML raz na zawsze?
Otoczenie biznesowe, w którym funkcjonuje Twoja firma ulega nieustannym zmianom. Dlatego procedury nie można zaprojektować raz, wdrożyć i zapomnieć o całej sprawie. Ustawodawca posługuje się w tym przypadku podejściem opartym na ryzyku co oznacza, że to przedsiębiorca musi zadbać o właściwą realizację obowiązków i zapewnić wypełnienie celów ustawowych. Jeżeli nawiązujesz nowe relacje gospodarcze lub charakter Twoich stosunków z kontrahentami ulega zmianie, może pojawić się potrzeba aktualizacji wewnętrznych procesów, polityk i procedur.
Prawnik AML – Kancelaria Linke Kulicki
Przepisy ustawy AML nakazują wyznaczyć pracownika (w dużych firmach są to całe działy compliance), którego zadaniem jest zapewnienie zgodności obowiązujących procedur z przepisami. Tę funkcję możesz też powierzyć zewnętrznym specjalistom, np. kancelarii prawnej. Jeśli chcesz mieć pewność, że jako instytucja obowiązana wywiązujesz się ze swoich obowiązków, możemy Ci w tym pomóc. Opracujemy i wdrożymy kompleksowe rozwiązania z zakresu AML. Zajmiemy się przygotowaniem niezbędnej dokumentacji, szkoleniem pracowników, a także utrzymaniem kontaktu z GIIF. Kancelaria Linke Kulicki od lat wspiera przedsiębiorców w opracowywaniu i realizacji optymalnych strategii z zakresu AML.