Blog Firmowy

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, która implementuje w polskim porządku prawnym V dyrektywę AML, wprowadza pojęcie beneficjenta rzeczywistego. Co to za funkcja, jakie można wskazać przykłady beneficjenta rzeczywistego i czym jest rejestr beneficjentów rzeczywistych?

Kim jest beneficjent rzeczywisty na gruncie ustawy AML?

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML pod pojęciem beneficjenta rzeczywistego (ang. Ultimate Beneficial Owner, UBO) należy rozumieć każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadanie uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Z kolei klientem jest każdy podmiot, który korzysta z usług świadczonych przez instytucje obowiązane. Można więc powiedzieć, że beneficjentem rzeczywistym jest zawsze ta osoba, która w praktyce decyduje o działaniach podejmowanych przez klienta, niezależnie od jego formy prawnej. Katalog beneficjentów rzeczywistych jest obszerny i w decydującej mierze zależy od formy organizacyjno-prawnej w jakiej działa klient. Zarówno klient, jak i beneficjent rzeczywisty podlega kontroli przez instytucje obowiązane realizujące środki bezpieczeństwa, o których mowa w ustawie AML.

Przykłady beneficjentów rzeczywistych

Sposób identyfikowania beneficjentów oraz ich katalog znalazł się we wspomnianym art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML.

• w przypadku osób prawnych innych niż spółka regulowana będzie to:
  • osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej;
    osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, w tym na podstawie porozumienia zawartego z osobą uprawnioną do głosu;
  • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym;
  • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień o których mowa w art. 3 ust., 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości (chodzi o uprawnienia podmiotu dominującego);
  • osobę fizyczną zajmującej wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w poprzednich przypadkach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Taką osobą jest np. członek zarządu.
• W przypadku trustu za beneficjenta rzeczywistego uważa się:
  • założyciela, a także fundatora, powiernika oraz członka zarządu według ustawy o fundacji rodzinnej;
  • nadzorcę, w tym członka rady nadzorczej według ustawy o fundacji rodzinnej;
  • beneficjenta fundacji rodzinnej, a jeżeli osoby fizyczne czerpiące korzyść z danego trustu nie zostały jeszcze określone – grupę osób w których głównym interesie powstał lub działa trust;
  • inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem;
  • inną osobę fizyczną o uprawnieniach lub obowiązkach równoważnych do wymienionych powyżej.
• W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, co do której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności, że mogłaby być ona kierowana przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne przyjmuje się, że to właśnie ona jest beneficjentem rzeczywistym.
• W przypadku spółek osobowych za beneficjentów rzeczywistych uważa się wspólników wpisanych do KRS i uprawnionych do reprezentacji spółki.
• W przypadku stowarzyszenia beneficjentem rzeczywistym jest osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze, czyli członkowie zarządu.

W przypadku spółek cywilnych co do zasady nie ma konieczności zgłaszania beneficjentów rzeczywistych, ale w praktyce z ostrożności zwykle zgłasza się poszczególnych przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (na analogicznej zasadzie, jak w przypadku JDG). Spółka cywilna nie jest bowiem spółką prawa handlowego, a jedynie umową cywilnoprawną.

Często wątpliwość budzą też fundusze inwestycyjne, W ich przypadku wskazuje się, że beneficjentem będzie osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze. Niekiedy także w doktrynie wskazuje się konieczność zgłoszenia osoby, której przysługuje więcej niż 25% wszystkich udziałów w funduszu.

Wytypowanie beneficjenta rzeczywistego nie zawsze będzie proste. Trudności występują przede wszystkim w przypadku spółek wieloosobowych tworzonych przez wielu wspólników lub akcjonariuszy. W sytuacji, gdy spółkę z .o.o. tworzy np. 5 wspólników mających odpowiednio: 30%, 25%, 20%, 15% oraz 5% i 5% udziałów, status beneficjenta będzie przysługiwał wyłącznie pierwszemu ze wspólników.

Kto identyfikuje beneficjenta rzeczywistego?

Do identyfikacji beneficjenta rzeczywistego zobowiązane są instytucje obowiązane, których obszerny katalog został zamieszczony w art. 2 ust. 1 ustawy AML. Wśród nich można wymienić m.in.:

• banki krajowe i oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych oraz instytucje finansowe;
• SKOK-i;
• krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze, instytucje pieniądza elektronicznego, biura usług płatniczych i agentów rozliczeniowych, o których mowa w ustawie o usługach płatniczych;
• fundusze inwestycyjne, ASI i TFI;
• podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie walut wirtualnych;
• przedsiębiorców indywidualnych prowadzących działalność gospodarczą o określonym profilu, np. usługi w zakresie tworzenia osób prawnych lub zapewniania siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług.

Oczywiście są to jedynie wybrane przykłady instytucji obowiązanych. Ich lista obecnie obejmuje 26 pozycji i jest regularnie aktualizowana przez ustawodawcę.
Warto zapamiętać, że identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest jednym z podstawowych obowiązków instytucji obowiązanych na gruncie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy AML.

Zgodnie z tym przepisem instytucje obowiązane są zobligowane nie tylko do samej identyfikacji beneficjenta, ale również podjęcia uzasadnionych czynności w celu:

• weryfikacji jego tożsamości;
• ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem.

Zaniechanie realizacji tego środka bezpieczeństwa finansowego może skutkować nałożeniem dotkliwej kary administracyjnej, obejmującej nie tylko sankcje finansowe.

Czym jest rejestr beneficjentów rzeczywistych?

Wszystkie osoby, które zostaną uznane za beneficjentów rzeczywistych powinny zostać zgłoszone do tzw. CRBR, czyli Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. To baza danych prowadzona przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych dostępna w formie teleinformatycznej. Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz ich aktualizacji zobowiązane są:

• spółki prawa handlowego;
• trusty;
• EZIG;
• spółki europejskie;
• spółdzielnie i spółdzielnie europejskie;
• fundacje;
• stowarzyszenia rejestrowe (wpisywane do KRS).

Kiedy należy dokonać zgłoszenia do CRBR?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zgłoszenia do CRBR należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zarejestrowania podmiotu albo dokonania zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia. Jeżeli do zmiany danych doszło przed upływem ustawowego terminu do zgłoszenia rejestracji podmiotu, należy dokonać dwa zgłoszenia. Pierwsze powinno zawierać informacje aktualne na dzień wpisu podmiotu do KRS. Drugie powinno już uwzględniać zmodyfikowane dane.

Jaki zakres informacji obejmuje zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego?

Informacje podlegające zgłoszeniu do CRBR zostały wskazane w art. 59 ustawy AML i w każdym przypadku obejmują:

• nazwę (firmę) lub w przypadku trustu inne dane pozwalające zidentyfikować podmiot;
• formę organizacyjną;
• siedzibę lub w przypadku trustu miejsca zamieszkania lub siedzibę powiernika trustu lub osoby zajmującej równorzędne stanowisko;
• numer w KRS, a w przypadku trustu nazwę właściwego rejestru wraz z numerem, o ile został wpisany do rejestru;
• numer NIP, o ile został nadany.

Dodatkowe wymagania obejmują konieczność podania:

• imienia i nazwiska;
• każdego posiadanego obywatelstwa;
• numeru PESEL albo daty urodzenia w przypadku braku numeru PESEL;
• informacji o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu, a w przypadku trustu – informacji o grupie osób w których głównym interesie powstał lub działa trust.

Ustawa AML przewiduje dosyć długi okres retencji danych. Przekazane do CRBR informacje znajdują się w rejestrze przez okres 10 lat od dnia w którym dokonano wykreślenia informacji o podmiocie z KRS, a w przypadku trustu lub innego stosunku o podobnym charakterze – od dnia kiedy ustał obowiązek zgłoszenia danych do CRBR lub ich aktualizacji.

Kto dokonuje zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego?

Warto pamiętać, że każdy podmiot obowiązany do zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych samodzielnie ustala podmiotowy zakres zgłoszenia, bazując na ogólnodostępnych danych, przede wszystkim treści umowy lub statutu.

Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji podmiotu albo powiernik lub osoba zajmująca równorzędne stanowisko w truście. Zgłoszenie następuje nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej – przez odpowiedni moduł Portalu Podatkowego. Zgłoszenie można podpisać podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym przez ePUAP.

Samo zgłoszenie do rejestru powinno zawierać dane pozwalające na identyfikację osoby, która je dokonuje, w tym:

• imię i nazwisko;
• obywatelstwo;
• państwo zamieszkania;
• numer PESEL albo datę urodzenia (w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL);
• funkcję uprawniającą do dokonania zgłoszenia (np. członek zarządu).

Warto zwrócić uwagę, że zgłoszenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania Zgodnie z art. 233 §1 k.k. sankcja może sięgnąć nawet 8 lat pozbawienia wolności.

Zachowanie prawidłowości i aktualności danych znajdujących się w rejestrze CRBR jest bardzo ważne. Jeżeli w toku weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego instytucja obowiązana zidentyfikuje nieprawidłowości, przekazuje stosowną informację organowi odpowiedzialnemu za prowadzenie bazy danych. Organ podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia nieprawidłowości lub potwierdzenia aktualności informacji.

Czy publikacja beneficjenta rzeczywistego w CRBR narusza przepisy RODO?

Publikacja beneficjenta rzeczywistego nie wymaga jej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wynika to wprost z brzmienia art. 6 ust. 1 pkt e RODO zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych uważa się za zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Sankcje za nieujawnienie beneficjenta rzeczywistego w rejestrze

Niedokonanie zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego w ustawowym terminie jest zagrożone karą administracyjną. W przypadku nałożenia sankcji finansowej, może ona sięgnąć nawet 1 miliona złotych, dlatego warto dochować staranności, aby dane do CRBR były uzupełniane i korygowane na bieżąco.

Niezależnie od odpowiedzialności administracyjnej należy zwrócić uwagę na brzmienie art. 68 ustawy AML. Zgodnie z tym przepisem osoba dokonująca zgłoszenia lub aktualizacji ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do CRBR nieprawdziwych danych lub dokonaniem zgłoszenia po terminie. Wynika to pośrednio z wprowadzenia domniemania prawdziwości informacji.

Uczestnicy rynku, którzy mają wątpliwości w zakresie swoich obowiązków dotyczących beneficjentów rzeczywistych, powinni skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej doświadczonej w stosowaniu przepisów ustawy AML.