Blog prawniczy

Prosta spółka akcyjna to nadal stosunkowo nowy model prowadzenia działalności gospodarczej, który do polskiego porządku prawnego trafił w 2021 roku. Przez nieco ponad 2 lata zarejestrowano około 1500 tego rodzaju podmiotów. Jak funkcjonuje prosta spółka akcyjna, dla kogo będzie dobrym wyborem, a przede wszystkim – ile kosztuje jej prowadzenie?

Kiedy prosta spółka akcyjna będzie dobrym wyborem?

Prosta spółka akcyjna z założenia sprawdzi się w przypadku innowacyjnych przedsiębiorstw, które opierają się na wiedzy i umiejętnościach udziałowców. To model prezentowany m.in. przez startupy oraz wiele firm z branży technologicznej. Ustawodawca, tworząc konstrukcję Prostej Spółki Akcyjnej, dążył do maksymalnego wyeliminowania ograniczeń, które limitowałyby możliwość rozwoju firmy. Wśród charakterystycznych cech tej formy organizacyjno-prawnej można wymienić m.in.:

• brak kapitału zakładowego i możliwość zarejestrowania spółki w pełni elektronicznie z wykorzystaniem systemu S-24;
• brak kapitału zakładowego, akcje tworzące kapitał akcyjny nie mają wartości nominalnej;
• brak konieczności realizowania obowiązków charakterystycznych dla emitenta akcji publicznych;
• możliwość utworzenia jednego organu zarządzającego spółką, Rady Dyrektorów;
• wprowadzenie procedury uproszczonej likwidacji spółki;
• możliwość objęcia akcji w zamian za pracę lub usługi.

Innymi słowy można powiedzieć, że prosta spółka akcyjna sprawdzi się wszędzie tam, gdzie liczy się know-how. Zasadniczo tę formę można wykorzystać do prowadzenia każdego rodzaju biznesu, chyba że nakaz wyboru konkretnej szaty organizacyjnej wynika z przepisów szczególnych (takie ograniczenie dotyczy m.in. banków oraz zakładów ubezpieczeń).

Jak powstaje prosta spółka akcyjna?

Aby odpowiedzieć na pytanie o koszty prowadzenia prostej spółki akcyjnej, warto w pierwszej kolejności przyjrzeć się etapom jej zakładania. Stosownie do brzmienia 3004 k.s.h., do powstania spółki wymaga się:

• zawarcia umowy prostej spółki akcyjnej;
• ustanowienie organów spółki wymaganych przez ustawę lub umowę spółki;
• wniesienie przez akcjonariuszy na pokrycie kapitału akcyjnego co najmniej w kwocie 1 zł;
• wpisu do rejestru.

Sprawdź również: Zasady reprezentacji Prostej Spółki Akcyjnej: zarząd czy rada dyrektorów?

Umowa prostej spółki akcyjnej

Umowa prostej spółki akcyjnej może być zawarta na jeden z dwóch sposobów – w formie aktu notarialnego u notariusza albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24.

Sprawdź również: Co powinna zawierać umowa prostej spółki akcyjnej?

Zawiązanie PSA aktem notarialnym

W przypadku wyboru pierwszego rozwiązania koszt założenia spółki będzie wyższy, ale akcjonariusze zyskują możliwość praktycznie dowolnego ukształtowania brzmienia umowy tak długo, jak jej treść mieści się w granicach przepisów kodeksu spółek handlowych. Zawiązanie spółki aktem notarialnym powoduje, że zastosowanie znajdzie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z jego §3, maksymalna stawka wynosi od wartości do 3 tysięcy złotych – 100 zł.

Najwyższa taksa to 10 tysięcy złotych dla transakcji o wartości powyżej 2 milionów złotych. Wystarczy więc, aby założyciele ustalili kapitał na poziomie ustawowego minimum, aby opłaty notarialne wyniosły 100 zł. Koszty wypisów aktu notarialnego to 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Następnie należy złożyć wniosek o wpis prostej spółki akcyjnej do rejestru przedsiębiorców. W tym przypadku opłaty wynoszą 600 zł – 500 zł tytułem opłaty za wpis i 100 zł za ogłoszenie utworzenia spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Utworzenie PSA za pomocą systemu S24

W przypadku S24 założenie spółki przebiega nieco prościej, ponieważ akcjonariusze wykorzystują w tym celu gotowy formularz dostępny w systemie teleinformatycznym. Zasadniczą wadą tego rozwiązania jest ograniczenie możliwości w doborze poszczególnych postanowień umowy spółki. Dostępne możliwości definiuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia wzorców dotyczących prostej spółki akcyjnej udostępnionych w systemie teleinformatycznym.

Czego nie da się zrobić przez S24? Wykluczone jest m.in. wniesienie dopłat, zmiana większości przy podejmowaniu uchwał albo limitów zobowiązania pieniężnego, a także wniesienie wkładu niepieniężnego (aportu). Chcąc wykorzystać którąkolwiek z tych konstrukcji należy zdecydować się na tradycyjną metodą zawarcia umowy spółki. Nic więc dziwnego w tym, że S-24 uważany jest za tryb dobry dla spółek wykorzystujących prostą umowę, bez niezbędnych modyfikacji, choć pozwala zaoszczędzić czas.

Koszt założenia PSA w tym przypadku jest niższy i wynosi 350,69 zł. Na tę kwotę składa się:

• 250 zł tytułem wpisu do KRS;
• 100 zł tytułem ogłoszenia o utworzeniu spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
• 0,69 zł prowizji za transakcję przy dokonywaniu opłat.

Warto zwrócić uwagę, że od wkładów do prostej spółki akcyjnej nie uiszcza się podatku od czynności cywilnoprawnych.

Koszty prowadzenia rejestru akcjonariuszy

Osoby decydujące się na założenie prostej spółki akcyjnej niekiedy zapominają, że obecnie akcje występują już wyłącznie w formie cyfrowej, bez ich papierowego odpowiednika. Oznacza to konieczność prowadzenia rejestru akcjonariuszy w wyspecjalizowanym systemie. Wpis PSA do tego systemu powinien nastąpić niezwłocznie po zarejestrowaniu spółki przez KRS, a także po każdorazowej emisji akcji.

Aby zapewnić stabilność i bezpieczeństwo obrotu obowiązujące przepisy nakazują akcjonariuszom wybór podmiotu, który będzie prowadził rejestr akcjonariuszy, ponieważ nie mogą nim być osoby zakładające spółkę. Jeżeli wskazanie podmiotu nie wynika wprost z umowy spółki, niezbędne jest podjęcie w tym celu stosownej uchwały, przy czym w obu przypadkach należy określić docelowy podmiot w sposób konkretny. Podmioty uprawnione do prowadzenia rejestru akcjonariuszy zostały wskazane w ustawie o obrocie instrumentami finansowymi. Z reguły zadania te wypełniają notariusze, ale czynności związane z prowadzeniem rejestru można też powierzyć m.in.:

• domom maklerskim;
• bankom powierniczym;
• zagranicznym firmom inwestycyjnym;
• zagranicznym osobom prawnym prowadzącym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność maklerską.

Stosownie do §15b rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, maksymalne stawki za czynności związane z rejestrem akcjonariuszy wynoszą:

• za prowadzenie rejestru akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej w stosunku rocznym za każdy rozpoczęty rok maksymalna stawka to 1200 zł;
• za dokonanie wpisu w rejestrze akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej maksymalna stawka wynosi 100 zł;
• za udzielenie informacji z rejestru akcjonariuszy maksymalna stawka wynosi 50 zł.

Wniesienie wkładów na pokrycie kapitału akcyjnego

Prosta spółka akcyjna, w odróżnieniu od np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nie przewiduje utworzenia kapitału zakładowego. Zamiast niego przepisy k.s.h. mówią o kapitale akcyjnym. Wysokości kapitału akcyjnego nie określa się w umowie spółki. W przypadku jego zmiany nie zachodzi też potrzeba zmiany umowy spółki. Wkładem na pokrycie kapitału akcyjnego mogą być:

• pieniądze;
• niepieniężne, przy czym w doktrynie dzieli się je na zwiększające wysokość kapitału akcyjnego, jak np. ruchomości, jak i te, które go nie zwiększają, np. świadczenie pracy lub usług. Na kapitał akcyjny mogą być przeznaczone wyłącznie wkłady niepieniężne o zdolności aportowej.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi 1 zł, więc w zasadzie można powiedzieć, że PSA jest spółką bezkapitałową. Jeżeli wspólnicy decydują się na wniesienie usług lub pracy w ramach wkładu, umowa spółki powinna w sposób precyzyjny określać ich rodzaj oraz wymiar świadczenia tak, aby było możliwe jednoznaczne ustalenie zakresu obowiązków danej osoby w zamian za objęcie akcji.

Należy zaznaczyć, że na wysokość kapitału akcyjnego wpływ mają wyłącznie wkłady pieniężne oraz niepieniężne mające zdolność aportową. Sama praca lub usług nie zmienia wysokości kapitału spółki i nie może stanowić wkładu na pokrycie akcji odzwierciedlonych w kapitale akcyjnym spółki. Niestosowana wcześniej przez polskiego ustawodawcę możliwość wniesienia pracy lub usług do spółki kapitałowej stanowi wyjątek od reguły wyrażonej w art. 14 k.s.h. Pozwala jednocześnie na połączenie środków finansowych inwestora z know-how specjalisty (np. z zakresu IT czy digital marketingu).

Wkłady akcjonariusza są zaliczane równomiernie na pokrycie wszystkich przysługujących mu akcji. Akcjonariusze mogą jednak uregulować tę kwestię w sposób odmienny.
Obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość wniesienia wkładów przekraczających ustawowe minimum 1 zł na późniejszym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 3009 §1 k.s.h. powinno to nastąpić w terminie 3 lat od dnia wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców. Jeżeli akcjonariusze postanowili, że spółkę założą z wkładem mniejszym od docelowego, należy liczyć się z koniecznością jego pokrycia.

Koszty związane z prowadzeniem księgowości dla PSA

Rozważając założenie prostej spółki akcyjnej nie można zapominać, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawa o rachunkowości PSA jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Choć zasadniczo nie istnieje wymóg zlecania prowadzenia rachunkowości przez wykwalifikowanych księgowych, większość przedsiębiorców wybiera taki wariant. Samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowym wymaga nie tylko doskonałej znajomości przepisów, ale także doświadczenia. Błędy w tym zakresie mogą wiele kosztować. Artykuł 77 ustawy o rachunkowości przewiduje sankcję karną obejmująca nawet 2 lata pozbawienia wolności w przypadku:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych;
• niesporządzenia sprawozdania finansowego.

W praktyce większość początkujących przedsiębiorców decyduje się na outsourcing usług księgowych, ponieważ założenie własnego działu składającego się z wyspecjalizowanych pracowników okazuje się zbyt kosztowne. Koszt obsługi spółki przez biuro rachunkowe zależy m.in. od:

zakresu usług – wypełnianie wyłącznie obowiązków podatkowych czy z zakresu k.s.h. będzie tańsze niż połączenie ich z obsługą kadr i płac;
liczby dokumentów przyjmowanych i sporządzanych przez biuro rachunkowe;
wysokości OC – większość biura prowadzących pełną księgowość wykupuje polisy uzupełniające;
korzystania z licencjonowanego oprogramowania uwzględniającego zmiany w przepisach;
miejsca świadczenia usługi – stawki w dużych aglomeracjach są zwykle wyższe niż w małych miastach.
Pełna księgowość może kosztować od kilkuset (400-500 zł) do nawet 1500 zł i więcej.

Składki ZUS w prostej spółce akcyjnej

Podobnie jak inne spółki kapitałowe, prosta spółka akcyjna nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ale mogą one obciążać akcjonariuszy. Obowiązek odprowadzania składek ZUS na ubezpieczenie społeczne spoczywa na osobach, które wniosły do spółki pracę lub świadczenie usług. Jeżeli ich wkład ma charakter pieniężny lub mający zdolność aportową, obowiązek ubezpieczenia nie powstaje, więc jest to korzystniejsze sytuacja niż np. w spółce z o.o. Analogicznie prezentuje się obowiązek zapłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne. Płatnikiem składek jest sam akcjonariusz, a nie spółka.

Warto też wskazać, że przepisy regulujące kwestie ubezpieczeń wskazują, że zaprzestanie świadczenia pracy lub usług lub ich zawieszenie powoduje wstrzymanie obowiązku zapłaty składek społecznych i zdrowotnych.
Jeżeli chodzi o kwestie związane z ubezpieczeniami, PSA może okazać się bardzo atrakcyjną alternatywą dla osób, które szukają sposobu na uniknięcie obowiązku zapłaty ZUS.

Pozostałe koszty operacyjne w prostej spółce akcyjnej

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie prostej spółki akcyjnej wiąże się z koniecznością podania siedziby w umowie spółki, a dodatkowo również adresu w zgłoszeniu do KRS. W praktyce oznacza to konieczność zakupu lub wynajmu nieruchomości, która będzie służyła za bazę operacyjną podmiotu. Koszty takiej transakcji są trudne do oszacowania, ponieważ wiele zależy od specyfiki nieruchomości, warunków korzystania z niej i miejscowości, w której działa spółka. Co zrobić w sytuacji, kiedy akcjonariusze dążą do zminimalizowania kosztów związanych z działalnością?

Atrakcyjnym rozwiązaniem może okazać się zgłoszenie spółki pod adresem oferowanym przez firmy użyczającej siedziby na potrzeby rejestracji. W takim przypadku opłaty mają zwykle charakter cykliczny i zwykle wynoszą kilkaset złotych miesięcznie, w zależności od zakresu usług dodatkowych. o takich można zaliczyć np. obsługę sekretariatu czy wynajem sali do przyjmowania kontrahentów. Wirtualne biuro zwykle okazuje się strzałem w dziesiątkę dla firm, których specyfika działalności nie zakłada konieczności bieżącej obsługi klientów.

Warto zwrócić uwagę, że jeszcze kilka lat temu urzędy skarbowe potrafiły odmówić rejestracji podmiotu oraz nadania mu numeru NIP z uwagi na brak wskazania w adresie konkretnego lokalu. Wątpliwości w tym zakresie wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny wydając w dniu 5 sierpnia 2014 r. wyrok w sprawie sygn. II FSK 3549/13. W uzasadnieniu orzeczenia wskazano, że urzędy skarbowe nie mają kompetencji do kontroli zdatności lokalu podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej.

Innymi słowy, tak długo jak wynajem fizycznego lokalu dla spółki nie jest niezbędny, można ograniczyć się do adresu wirtualnego i zredukować koszty w tym zakresie do minimum.

Do pozostałych kosztów związanych z prowadzeniem prostej spółki akcyjnej można zaliczyć m.in.:

• zakup kasy fiskalnej – taka konieczność może się pojawić, jeżeli spółka planuje świadczyć usługi na rzecz konsumentów;
• uzyskanie licencji, koncesji i zezwoleń – prowadzenie określonych rodzajów działalności gospodarczej w Polsce zostało poddane reglamentacji państwowej. Oznacza to, że założenie biznesu o danym profilu musi zostać poprzedzone uzyskaniem decyzji administracyjnej przyznającej określony przywilej, przy czym wysokość opłaty zależy od rodzaju licencji, koncesji lub zezwolenia;
• prowadzenie rachunku bankowego – prosta spółka akcyjna, podobnie jak pozostałe spółki prawa handlowego, ma obowiązek założenia rachunku bankowego. Nie ma możliwości, aby akcjonariusze wykorzystali w tym celu konto bankowe jednego z założycieli. W tym przypadku wysokość opłat zależy od wybranego banku, ale nie powinna być wyższa niż kilkanaście (kilkadziesiąt) złotych miesięcznie;
• koszt zgłoszenia spółki do rejestru VAT – jeżeli spółka ma obowiązek opłacania podatku VAT lub wybrała taką możliwość, musi również dokonać rejestracji w tym zakresie. Wprawdzie samo zgłoszenie jest bezpłatne, ale jeżeli podatnik potrzebuje zaświadczenia, jego wydanie wiąże się z opłatą w wysokości 170 zł.

Co z podatkami w prostej spółce akcyjnej?

Na gruncie podatkowym PSA funkcjonuje analogicznie do pozostałych spółek kapitałowych. Oznacza to, że osoba prawna płaci podatek dochodowy od osób prawnych, natomiast akcjonariusze płacą podatek dochodowy od osób fizycznych w razie podjęcia uchwały o wypłacie zysku (dywidendy). Warto zwrócić uwagę, że prosta spółka akcyjna może skorzystać z CIT estońskiego, aby refinansować zysk bez konieczności zapłaty podatku. Obowiązek ten powstaje dopiero z momentem wypłaty zysku.

Prosta spółka akcyjna nadal nie cieszy się tak dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców, jak chociażby spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Stopniowo jednak zyskuje uznanie, jako atrakcyjny wehikuł do prowadzenia biznesu i w określonych okolicznościach może okazać się opłacalnym rozwiązaniem. Wszystkim przedsiębiorcom rozważającym skorzystanie z modelu prostej spółki akcyjnej kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie doradztwa prawnego oraz bieżącej obsługi spraw korporacyjnych.