Czym jest spółka z o.o.?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najbardziej popularnych form prawnych prowadzenia firmy w Polsce. Z jednej strony wybór sp. z o.o. pozwala na rozpoczęcie działalności w kilka dni po złożeniu wniosku o rejestrację spółki a z drugiej praktycznie wyłącza odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Dodatkowo spółka ta jest powszechnie zrozumiałą formą prawną na całym świecie. W większości państw istnieje coś na kształt spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak np. LLC (limited liability company), LTD (Limited), GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Polska sp. z o.o. stawia także niskie wymogi kapitałowe.
Spółka z o.o. jest spółką handlową, zaliczaną do grona spółek kapitałowych, która posiada osobowość prawną. Może być utworzona w każdym celu, który jest dopuszczalny prawnie przez jednego, bądź kilku wspólników będących zarówno osobami fizycznymi, osobami prawnymi (spółka z o.o. nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.) jak i jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Kapitał zakładowy w spółce z o.o. dzieli się na udziały i powinien wynosić co najmniej 5000 zł. Spółka z o.o. powstaje z chwilą wpisu do KRS (wcześniej tj. pomiędzy zawarciem umowy spółki a wpisem spółki do rejestru, działa ona jako „spółka w organizacji”)
Kapitał zakładowy w polskiej sp. z o.o.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową. Oznacza to, że najważniejszy w tej formie prawnej jest komponent kapitałowy. Ten komponent kapitałowy odzwierciedlony jest w kapitale zakładowym spółki z o.o. Kapitał zakładowy to w istocie kwota pieniężna stanowiąca sumę wartości nominalnej wszystkich udziałów w spółce. Kapitał zakładowy w żadnym wypadku nie odzwierciedla majątku spółki jako takiego. Majątek spółki może być bardzo duży podczas gdy kapitał zakładowy może pozostawać na niskim poziomie. O kapitale zakładowym w spółce z o.o. przygotowaliśmy osobny artykuł – Czy warto mieć wysoki kapitał zakładowy w spółce z o.o.? – koniecznie się z nim zapoznaj!
Kapitał zakładowy to niezbędny element spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W teorii pełni funkcję gwarancyjną, stanowiąc zabezpieczenie dla wierzycieli w razie powstania roszczenia względem spółki. W rzeczywistości jednak nie musi odzwierciedlać (i zwykle nie odzwierciedla) rzeczywistej kondycji finansowej podmiotu. Zwykle po wniesieniu kapitału zakładowego jest on przeznaczany na bieżącą działalność spółki, np. zakup środków trwałych, wynagrodzenie podwykonawców lub pracowników. Z kolei wkład niepieniężny zostaje upłynniony, a środki uzyskane w ten sposób trafiają do majątku firmy.
W przeciwieństwie do spółki akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma obowiązku posiadania kapitału zapasowego oraz rezerwowego, choć może z tej możliwości skorzystać. W ten sposób tworzy się zapasy finansowe zarówno na poczet przyszłych, planowanych oraz nieplanowanych inwestycji, jak i na przysłowiową „czarną godzinę” dla celów finansowania strat.
Minimalny kapitał zakładowy sp. z o.o.
Minimalny kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 5000 złotych. Warto przy tym pamiętać, że minimalna wartość nominalna jednego udziału może wynosić 50 złotych. Udziały są niepodzielne więc aby jakiś wspólnik posiadał np. 0,5% kapitału zakładowego, należy ustanowić odpowiednio wysoki kapitał zakładowy aby możliwe było przydzielanie ułamków procentów udziałów.
Kodeks spółek handlowych w art. 154 stanowi, że:
§1. Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5000 złotych.
§2. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.
§3. Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego.
W przeciwieństwie do spółki akcyjnej kapitał w sp. z o.o. musi być opłacony w całości od samego początku. Wnosi się go przed złożeniem wniosku o wpis spółki do KRS. Udziały nigdy nie mogą być objęte poniżej ich wartości nominalnej, choć wspólnicy mogą objąć je po wartości wyższej. W takiej sytuacji nadwyżka trafia do kapitału zapasowego, czyli tzw. agio. Agio nigdy nie może być kapitałem rezerwowym.
Do wniosku o wpis spółki do KRS należy załączyć oświadczenie członków zarządu, że kapitał zakładowy został pokryty w całości.
Objęcia udziałów w kapitale spółki z o.o. nie należy mylić z ich nabyciem. O objęciu udziałów mówimy, kiedy powstają one poprzez sporządzenie umowy spółki lub w drodze podwyższenia kapitału zakładowego. Ich nabycie to po prostu umowa sprzedaży, która ma za przedmiot udziały w spółce.
Wkłady na pokrycie minimalnego kapitału zakładowego
Wkłady na pokrycie kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być zarówno pieniężne jak i niepieniężne. Wkłady niepieniężne zwane są aportem.
W przypadku wkładu pieniężnego wspólnik zobowiązany jest do wniesienia konkretnej sumy na pokrycie obejmowanych swoich udziałów. Jeśli więc obejmuje 10 udziałów w minimalnym kapitale zakładowym (tj. 5000 złotych) to musi wnieść do spółki minimum 500 złotych (10 udziałów x 50 złotych).
Nic nie stoi na przeszkodzie aby udziały obejmować za kwotę wyższą niż wartość nominalna. Wtedy nadwyżka zostanie przeznaczona na kapitał zapasowy spółki a kapitał zakładowy pozostaje na takim samym, niskim, poziomie. Ma to swoje korzyści podatkowe.
Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.
Kapitał zakładowy spółki z o.o. a odpowiedzialność wspólników
Podmiotowość prawna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością sprawia, że może ona we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, a jej byt jest całkowicie niezależny od tworzących ją osób. Wysokość kapitału zakładowego w żaden sposób nie wpływa na zasady odpowiedzialności.
Z tej ogólnej zasady wynika bardzo ważny wniosek dla wszystkich wspólników. Spółka samodzielnie ponosi odpowiedzialność za długi i nie można przenieść jej na wspólników, którzy objęli udziały w zamian za wkłady. Ich odpowiedzialność ma wymiar wyłącznie ekonomiczny i w istocie sprowadza się do ryzyka utraty wniesionego wkładu w sytuacji, kiedy niezbędne będzie przeprowadzenie likwidacji spółki z o.o., która nie dysponuje wystarczającym majątkiem na pokrycie wszystkich zobowiązań.
Na innej pozycji znajdują się członkowie zarządu spółki z o.o. Ponoszą oni odpowiedzialność osobistą, solidarną i subsydiarną jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się nieskuteczna. Wierzyciel sam decyduje, czy skieruje żądanie zapłaty do jednego, wybranych lub wszystkich członków zarządu.
Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują możliwość zwolnienia się członka zarządu z odpowiedzialności poprzez wykazanie jednej z przesłanek egzoneracyjnych, o których mowa w art. 299 k.s.h. Z reguły jednak są to procesy bardzo skomplikowane, wymagające wsparcia profesjonalnych pełnomocników.
Na czym polega zasada nienaruszalności kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
Kapitał zakładowy w spółce z o.o. jest chroniony przed zmianami wysokości, ponieważ jego zarówno obniżenie, jak i obniżenie można przeprowadzić wyłącznie w trybie określonym przepisami. W doktrynie prawa gospodarczego mówi się o tzw. zasadzie surogacji. Oznacza ona, że jedne składniki majątku spółki można zastąpić innymi, byleby wartość kapitału zakładowego nie spadła poniżej wartości określonej umową. Wspólnicy nie mogą też podejmować czynności, które zmierzają do zmniejszenia kapitału początkowego poniżej poziomu wskazanego w umowie.
Podwyższenie i obniżenie kapitału zakładowego spółki z o.o.
Raz ustalony kapitał zakładowy w spółce z o.o. w toku prowadzonej działalności gospodarczej może ulegać zmianom. Podwyższenie kapitału zakładowego zwykle jest przeprowadzane, kiedy spółka generuje dobre wyniki finansowe. Można je zrealizować ze środków własnych spółki oraz poprzez wniesienie nowych wkładów. Umowa spółki powinna określać, czy nowe udziały przypadają aktualnym wspólnikom i na jakich zasadach, czy podejmowana jest decyzja o przyjęciu nowych wspólników do współpracy. Podwyższenie kapitału zakładowego musi być zrealizowane na podstawie umowy spółki. W przypadku braku stosownego zapisu umowę należy zmienić zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych.
Z kolei obniżenie kapitału zakładowego pojawia się najczęściej w sytuacji zmiany składu osobowego spółki i opuszczenia jej przez dotychczasowego wspólnika lub wspólników albo kiedy wspólnicy chcą wypłacić środki ze spółki. Podwyższenie kapitału zakładowego, podobnie jak jego obniżenie, również musi wynikać z postanowień umowy i bazować na uchwale spełniającej rygorystyczne wymagania.
Planując obniżenie kapitału zakładowego należy pamiętać o bezwzględnie obowiązującej kodeksowej zasadzie określającej jego wysokość. W wyniku umorzenia udziałów nie może dojść do spadku wartości kapitału poniżej 5 tysięcy złotych, a pojedynczego udziału poniżej 50 zł.
Osoby, które planują założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, ale nie są pewne, jak dobrać wysokość kapitału zakładowego mogą rozważyć skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej doświadczonej w obsłudze korporacyjnej przedsiębiorców oraz zakładaniu działalności gospodarczych.
Zasady funkcjonowania spółki z o.o.
Spółka z o.o. funkcjonuje za pośrednictwem swoich organów tj. zarządu, który odpowiada za prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentację; zgromadzenia wspólników, które odpowiada za podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących spółki takich jak m.in. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa, nabycie i zbycie nieruchomości czy rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki; oraz – jeżeli umowa spółki tak stanowi lub kapitał zakładowy spółki przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu – rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, których zadaniem jest nadzorowanie działalności spółki. Co do zasady, członkowie zarządu, rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej powoływani są uchwałą zgromadzenia wspólników.
Podejmowanie decyzji w spółce z o.o.
Decyzje w spółce z o.o. zapadają w formie uchwał podejmowanych przez organy spółki. Co do zasady, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, uchwały w spółce z o.o. zapadają bezwzględną większością głosów. Należy jednak zaznaczyć, że do dokonania niektórych czynności, ustawowo wymagana jest odmienna większość.
Dotyczy to uchwał zgromadzenia wspólników odnoszących się m.in. do: zmiany umowy spółki oraz rozwiązania spółki oraz zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części (przy powzięciu tych uchwał wymagana jest większość dwóch trzecich głosów), a także uchwał dotyczących istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki (przy których wymagana jest większość trzech czwartych głosów).
Umowa spółki może ustanowić surowsze warunki powzięcia tych uchwał, jednak co ważne, nie może ich złagodzić. Warto również zaznaczyć, że jeśli zmiana umowy spółki zakłada zwiększenie świadczeń wspólników, bądź uszczuplenie praw udziałowych przyznanych osobiście niektórym z nich, przy podjęciu uchwały zmieniającej umowę, wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, których to dotyczy.
Reprezentacja w spółce z o.o.
Organem odpowiedzialnym za reprezentację w spółce z o.o. jest jej zarząd, a ukształtowanie zasad reprezentacji określa umowa spółki, która może przyjąć różne jej modele tj. przede wszystkim model reprezentacji samoistnej (jeden członek zarządu samodzielnie), łącznej (co najmniej dwóch członków zarządu łącznie) oraz łącznej mieszanej (członek zarządu łącznie z prokurentem). Możliwe jest również inne ukształtowanie sposobu reprezentacji spółki, zakładające m.in. reprezentacje samoistną przy czynnościach do określonej wartości oraz reprezentację łączną powyżej tej wartości. W przypadku braku postanowień umownych w zakresie reprezentacji, przyjmuje się jednak, że w przypadku gdy zarząd liczy więcej niż jednego członka, do reprezentacji spółki uprawnieni są łącznie dwaj członkowie zarządu, bądź członek zarządu wraz z prokurentem.
Umowa spółki z o.o.
Umowa spółki z o.o. jest zawierana w formie aktu notarialnego, bądź przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie S24. Powinna określać:
- firmę i siedzibę spółki;
- przedmiot działalności spółki;
- wysokość kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Zmiany umowy spółki dokonuje zgromadzenie wspólników w drodze uchwały (kwestia wymaganej większości przy podejmowaniu uchwały została omówiona powyżej), która powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (w przypadku umowy zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy możliwa jest również zmiana przy wykorzystaniu wzorca uchwały). Co ważne, zmianę umowy spółki zarząd powinien zgłosić do rejestru.
Odpowiedzialność za długi spółki z o.o.
W przypadku bezskutecznej egzekucji wierzytelności z majątku spółki z o.o., odpowiedzialność zostaje przeniesiona na członków zarządu spółki. Co istotne, w przypadku spełnienia przesłanek określonych w k.s.h. członkowie zarządu mogą się jednak uwolnić od tej odpowiedzialności. W tym miejscu należy również podkreślić, że za zobowiązania spółki nie odpowiadają – z dwoma wyjątkami – jej wspólnicy. Pierwszy wyjątek dotyczy zobowiązań spółki z o.o. w organizacji, za które solidarnie odpowiada spółka oraz osoby, które działały w jej imieniu. Warto jednak zaznaczyć, że w takim przypadku wspólnik odpowiada jedynie do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów. Drugi wyjątek dotyczy sytuacji w której wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu.
Różnice pomiędzy spółką z o.o. a spółką akcyjną
Bardzo istotną różnicą jest stopień trudności przy zakładaniu spółek. Do założenia spółki z o.o. wymagany jest kapitał zakładowy w wysokości 5 000 zł, natomiast w przypadku Spółki Akcyjnej, aż 100 000 zł. Warto również zaznaczyć, że w przeciwieństwie do spółki z o.o., spółka akcyjna nie może zostać założona przy wykorzystaniu wzorca umowy dostępnego w systemie S24. Kolejne różnice dotyczą m.in. podziału kapitału zakładowego, który w spółce z o.o. dzieli się na udziały a w spółce akcyjnej na akcje (spółce z o.o. udziały mogą być podzielne jak i niepodzielne. Ich wartość nominalna musi wynosić co najmniej 50 zł. Akcje w spółce akcyjnej są z kolei zawsze niepodzielne i mogą posiadać minimalną wartość nominalną w wysokości zaledwie 1 grosza). Bardzo ważną kwestią jest również możliwość funkcjonowania na giełdzie. Spółka Akcyjna może bowiem zostać wprowadzona na GPW, co jest niemożliwe w przypadku spółek z o.o.