Sprawozdanie finansowe stanowi najważniejszy raport finansowy każdego podmiotu, który stosuje zasady pełnej księgowości. Składa się je po zakończeniu każdego roku obrotowego i odzwierciedla ono kondycję finansową uczestnika obrotu. Sprawozdanie zarządu z działalności spółki ma ściśle ustrukturyzowaną budowę, a także terminy jego przygotowania i złożenia. Omawiamy najważniejsze zagadnienia związane z raportowaniem na przykładzie sprawozdania z działalności spółki z o.o.
Dokumenty finansowe spółki z o.o., czyli w jakim celu składa się sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe zawiera podstawowe informacje o działalności gospodarczej przedsiębiorstwa dotyczące jego finansów. Służy do odzwierciedlenia jej kapitału własnego, zobowiązań oraz określenia KPI. Pozwala porównać ze sobą poszczególne okresy działania firmy pod względem jej rentowności, a także zidentyfikować podstawowe wskaźniki ekonomiczne, jak przychody, wydatki czy zysk netto. W praktyce zarząd wykorzystuje sprawozdanie do projektowania polityki rozwoju firmy w przyszłości.
W przypadku spółek publicznych sprawozdanie finansowe pełni jeszcze jedną, bardzo istotną funkcję – pozwalają uczestnikom rynku giełdowego zapoznać się z wynikami finansowymi spółki i podjąć decyzję o nabyciu lub sprzedaży emitowanych przez nią instrumentów finansowych.
Kto musi składać roczne sprawozdanie finansowe?
Obowiązek corocznego składania sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich podmiotów, które prowadzą księgi rachunkowe. Nie ma przy tym znaczenia, czy w danym przypadku jest to obligatoryjne czy wynika z dobrowolnego wyboru danego przedsiębiorcy. Katalog podmiotów zobligowanych do stosowania ksiąg rachunkowych znajduje się w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości i obejmuje przede wszystkim:
- spółki prawa handlowego, spółki cywilne oraz pozostałe osoby prawne (z wyłączeniem NBP i Skarbu Państwa);
- osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partnerskie osób fizycznych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów i operacji finansowy za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej kwotę 2 milionów euro;
- przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli na dzień otwarcia spadku były w nim prowadzone księgi rachunkowe;
- jednostki organizacyjne działające na podstawie aktów prawnych regulujących rynek finansowy i ubezpieczeniowy (np. prawo bankowe, przepisy o funduszach inwestycyjnych);
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki;
- oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych.
Spółki jawne i partnerskie osób fizycznych, które nie przekroczyły przychodów w wysokości równowartości kwoty 2 milionów euro muszą złożyć do KRS oświadczenie o braku obowiązku składania sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy od końca roku obrotowego.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości. Obowiązek składania sprawozdań finansowych spółki jawnej lub partnerskiej spoczywa więc na wspólnikach mających prawo do prowadzenia spraw spółki. W spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej odpowiadają za to komplementariusze. Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. lub innych spółek kapitałowych obciąża członków zarządu.
Jakie informacje zawiera finansowe sprawozdanie z działalności podmiotu?
Sprawozdanie finansowe składa się z kilku bloków informacji:
- bilansu – odzwierciedla stan oraz strukturę aktywów i pasywa;
- rachunku zysków i strat – odzwierciedla zestawienie operacji gospodarczych przeprowadzonych przez przedsiębiorstwo w ciągu danego roku obrachunkowego;
- informacje dodatkowe (w tym wprowadzenie, objaśnienia i właściwe informacje dodatkowe) – oddaje sytuację finansową i rentowność przedsiębiorstwa.
Dodatkowo każde sprawozdanie zarządu musi wskazywać takie dane, jak pełna nazwa jednostki i jej dane adresowe, okres objęty sprawozdaniem, datę sporządzenia oraz podpisy osób zobowiązanych do złożenia raportu. Sprawozdanie powinno być złożone razem z kompletem załączników:
- uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie finansowe;
- uchwałą o podziale zysku lub pokryciu straty;
- sprawozdaniem z działalności (jeżeli jest wymagane przez przepisy);
W przypadku gdy sprawozdanie było badane przez biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego należy załączyć również tę opinię.
Jak wygląda procedura przyjęcia i złożenia sprawozdania z działalności?
Ustawa o rachunkowości nakazuje, aby kierownik jednostki zapewnił sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawił je do zatwierdzenia organom powołanym z mocy prawa albo umowy lub statutu spółki. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki.
Roczne sprawozdanie wymaga zatwierdzenia w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przyjęcie sprawozdania finansowego przez zarząd spółki z o.o. jest równoznaczne z przyjęciem, że spełnia ono wszystkie wymogi wymienione w ustawie.
W ramach przykładu można wskazać, że data podpisania sprawozdania z działalności oraz zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki kapitałowej upływa odpowiednio 31 marca oraz 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a Ministerstwo Finansów nie zdecyduje się na tymczasowe przedłużenie terminów.
Złożenie sprawozdania finansowego co do zasady jest bezpłatne, chyba że dotyczy podmiotów w skład których wchodzą wyłącznie osoby bez nadanego numeru PESEL (głównie będą to spółki zagraniczne). W takiej sytuacji należy złożyć wniosek KRS-Z30, czyli wniosek o wpis w rejestrze wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych (opłata od wniosku to 140 zł).
Jak podpisać sprawozdanie z działalności gospodarczej?
Sprawozdania finansowe sporządzane od października 2018 r. muszą być składane nie tylko w formie elektronicznej, ale również ustrukturyzowanej, czyli z zachowaniem formatu pliku i kolejności struktur podanych przez Ministerstwo Finansów.
Niezbędne jest podpisanie sprawozdania z działalności profilem zaufany, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym. W ostatnim przypadku niezbędne jest przesłanie elektronicznych kopii składanych dokumentów. Jeżeli podpis kwalifikowany został wydany poza terytorium UE, musi on być zgodny ze standardem XAdES. W sytuacji kiedy sprawozdanie było uzupełniane o sprawozdanie biegłego rewidenta, to biegły składa podpis kwalifikowany na sporządzonym dokumencie.
Uchwały podejmowane w związku ze sprawozdaniem finansowym, tj. uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty oraz o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego może zostać przesłana w formie zwykłego skanu. Pozostałe załączniki do sprawozdania, np. sprawozdanie z działalności wymaga wprawdzie zachowania formy elektronicznej, ale nie musi być ona ustrukturyzowana. Oznacza to, że można je złożyć w dowolnym formacie umożliwiającym otworzenie z wykorzystaniem programu komputerowego oraz podpisanie podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym (dopuszczalna jest np. forma tekstowa, graficzna oraz mieszana).
Niezależnie od tego czy sprawozdanie jest składane do Repozytorium Dokumentów Finansowych czy S-24 (służący do szybkiej rejestracji wybranych typów spółek), sprawozdanie finansowe powinno stanowić jeden plik .xml zapewniający dodatkowo zgodność ze schematem XSD (ang. XML Schema Definition).
Aby ułatwić podmiotom zobligowanym do składania sprawozdań, Ministerstwo Finansów udostępnia na swojej stronie program komputerowy przeznaczony do składania sprawozdań oraz weryfikowania ich poprawności. Liczne darmowe aplikacje do weryfikacji poprawności plików .xml można znaleźć też w sieci.
Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania zarządu z działalności spółki
Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia lub do odpowiedniego rejestru. Zgodnie z art. 79 – odpowiednio pkt 3 lub 4 – ustawodawca przewidział w takich sytuacjach karę grzywny albo ograniczenia wolności. Z kolei zaniedbanie czynności sporządzenia sprawozdania stosownie do art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
Sprawozdanie zarządu z działalności spółki to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie sporządzają przedsiębiorcy i powinno być przygotowane starannie oraz rzetelnie. W razie wątpliwości co do treści, formy lub terminów przygotowywania i składania sprawozdania warto skorzystać ze wsparcia prawnego kancelarii z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze sektora korporacyjnego.