W miarę jak biznes wspólników rośnie, prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej może okazać się nieoptymalnym rozwiązaniem. Nic więc dziwnego, że wspólnicy poszukują alternatywnych form organizacyjnoprawnych, które zapewniają większą elastyczność i bezpieczeństwo. Wybór zwykle pada na spółkę z o.o. Jak wygląda przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.?
Dlaczego warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.?
Powodów, które przemawiają za przekształceniem spółki cywilnej w spółkę z o.o. jest wiele. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że spółka cywilna nie ma osobowości prawnej. Podmiotami wszelkich czynności prawnych przez cały czas pozostają wspólnicy, co ma określone konsekwencje, chociażby w postaci braku ochrony przed wierzycielami. Tymczasem za zobowiązania spółki z o.o. odpowiada sama osoba prawna. Subsydiarną odpowiedzialność ponoszą członkowie zarządu, którzy jednak mogą jednak się od niej zwolnić. Wspólnicy są całkowicie bezpieczni, a ich ryzyko ma wyłącznie wymiar ekonomiczny.
Kolejną przewagą spółki z o.o. jest łatwość zmiany składu osobowego. Zbycie udziałów jest czynnością, której nie można wyłączyć. Umowa spółki może jedynie ją ograniczyć, np. poprzez konieczność otrzymania zgody zarządu na dokonanie czynności prawnej, wspólnikowi nie można jednak ostatecznie zabronić zbywania udziału (lub udziałów). W efekcie osoba prawna może łatwo kontynuować działalność z innymi wspólnikami w składzie.
W przypadku spółki z o.o. znacznie łatwiej o dokapitalizowanie podmiotu poprzez wniesienie wkładów lub dopłaty przewidziane w umowie spółki.
Spółka z o.o. jako podatnik CIT ma również możliwość wyboru preferencyjnego modelu opodatkowania w postaci ryczałtu od dochodów spółek (tzw. estoński CIT). Pozwala on na obniżenie efektywnego opodatkowania i uproszczenie rachunkowości. Co więcej podatnik korzystający z estońskiego CIT w ogóle nie zapłaci podatku dochodowego tak długo, jak reinwestuje wypracowany zysk.
Na jakim polu spółka z o.o. przegrywa ze spółką cywilną? Głównie jest to podwójne opodatkowanie osoby prawnej – podatkiem CIT na poziomie spółki oraz PIT na poziomie wspólników. Na szczęście istnieje wiele mechanizmów prawnych, które pozwalają na zminimalizowanie lub nawet uniknięcie podwójnego obciążenia.
Jak przebiega przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.?
Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. może zostać zrealizowane w jednym z dwóch trybów – uproszczonym lub pełnym. Tryb uproszczony dostępny jest jedynie w sytuacji, kiedy do prowadzenia spraw spółki cywilnej uprawnieni są wszyscy jej wspólnicy. Jest to domyślna konstrukcja przewidziana w art. 865 k.c. Umowa spółki może zostać jednak zmieniona w tym zakresie, dlatego przed rozpoczęciem działań zmierzających do przekształcenia w pierwszej kolejności należy zapoznać się z treścią umowy spółki cywilnej.
Pełny tryb przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.
W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się pełnemu trybowi przekształcenia, ponieważ wersja uproszczona procedury bazuje właśnie na tych rozwiązaniach. Procedurę zmierzającą do zmiany podmiotowej można podzielić na 4 główne etapy:
- Etap 1. – sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami. Zgodnie z treścią art. 558 §2 k.s.h. do planu przekształcenia w omawianym przypadku należy załączyć projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy spółki z o.o. oraz sprawozdanie finansowe sporządzone specjalnie do celów przekształcenia;
- Etap. 2 – dwukrotne zawiadomienie wspólników o planowanym podjęciu umowy o przekształceniu. Stosownie do art. 560 k.s.h. zawiadomienie powinno zostać dokonane dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym podjęciem uchwały. Drugiego zawiadomienia należy dokonać w odstępie nie krótszym niż 2 tygodnie od pierwszego przekazania informacji. Do zawiadomienia z reguły dołącza się projekty uchwały oraz umowy spółki z o.o.;
- Etap 3. – podjęcie uchwały w sprawie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Uchwała powinna znaleźć się w protokole sporządzonym przez notariusza;
- Etap 4. – obejmuje złożenie wniosku do sądu rejestrowego o rejestrację przekształcenia do KRS.
Warto pamiętać, że obecnie nie ma już potrzeby, aby wspólnicy odrębnie zawierali umowę spółki przekształconej. Zgodnie z art. 563 §2 k.s.h. podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej oraz powołanie jej organów. Nie trzeba też zlecać biegłemu rewidentowi wydania opinii w przedmiocie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.
Charakterystycznym elementem pełnego trybu przekształcenia jest to, że – na podstawie art. 561 k.s.h. – wspólnicy mogą przeglądać w lokalu spółki dokumenty przygotowywane z myślą o przekształceniu, a także żądać wydania im bezpłatnie odpisów tych dokumentów.
Jeżeli wspólnicy wyrazili zgodę na komunikację z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, dokumenty mogą zostać im również przesłane w formie elektronicznej.
Jakie informacje powinny znaleźć się w uchwale o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o.o.?
Uchwała w sprawie przekształcenia jest osią, wokół której obraca się cały proces transformacji podmiotowej, dlatego warto przyjrzeć się jej nieco bliżej. Minimalny zakres tego dokumentu określa art. 563 §1 k.s.h., który stanowi, że uchwała powinna zawierać przynajmniej:
- formę prawną spółki, w jaką spółka zostaje przekształcona (spółka z o.o.);
- wysokość kapitału zakładowego (minimum 5 tysięcy złotych);
- zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw zostało przewidziane (np. prawo powoływania lub odwoływania członków zarządu i rady nadzorczej);
- nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej;
- zgodę na plan przekształcenia, a także na proponowane brzmienie umowy spółki z o.o.
Uproszczony tryb przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.
Uproszczony tryb przekształcenia znacząco ułatwia, przyspiesza i obniża koszty transformacji podmiotowej spółki cywilnej. Na czym polegają zmiany w tym przypadku?
Przede wszystkim nie ma konieczności sporządzania planu przekształcenia oraz informowania wspólników o całej procedurze. Odpada też potrzeba zapewnienia wspólnikom możliwości zapoznania się z dokumentacją przekształcenia w lokalu spółki. Poszczególne etapu trybu uproszczonego obejmują:
- sporządzenie projektu uchwały o przekształceniu oraz projektu umowy spółki z o.o.;
- przygotowanie sprawozdania finansowego;
- podjęcie uchwały o przekształceniu;
- zgłoszenie transformacji do KRS.
Jeśli umowa spółki nie pozwala na zastosowanie trybu uproszczonego, warto rozważyć w pierwszej kolejności jej zmianę. Zwykle będzie ona prostsza i tańsza niż zastosowanie pełnego trybu przekształcenia.
Na co uważać decydując się na przekształcenie spółki cywilnej w sp. o.o.?
Proces przekształcenia spółki z o.o. jest dosyć skomplikowany, ale formalności związane z transformacją to nie wszystko. Należy pamiętać o kilku dodatkowych kwestiach.
Sam fakt wpisu spółki z o.o. do KRS (dzień przekształcenia) nie powoduje, że JDG prowadzone przez wspólników ulegają wykreśleniu z CEIDG. Dlatego trzeba pamiętać o podjęciu samodzielnych działań w tym zakresie.
Kolejna potencjalna trudność dotyczy umów, których stroną wcześniej byli wspólnicy tworzący spółkę cywilną. Kontrakty mogą przewidywać możliwość rozwiązania umowy w razie przekształcenia bez wcześniejszego powiadomienia drugiej strony umowy. Dotyczy to zwłaszcza licencji czy finansowania z budżetu unijnego. Trzeba też pamiętać, że dzień w którym jest dokonywany wpis przekształcenia może mieć wpływ na rozliczenia księgowe w spółce. Dlatego składając wniosek o wpis do KRS warto wskazać konkretny dzień na który ma zostać dokonany wpis pomimo, iż sąd rejestrowy nie jest takim wskazaniem związany.
Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. – Kancelaria Linke Kulicki
Transformacje podmiotowe to złożone i czasochłonne procesy. Nawet niewielki błąd może doprowadzić do niepotrzebnego przedłużenia procedury przekształceniowej. Aby uniknąć trudności i maksymalnie zoptymalizować działanie, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie obsługi transformacji podmiotowych. Nasi specjaliści przeanalizują umowy, którymi jest związana spółka, sporządzą niezbędne dokumenty i zadbają o dochowanie pozostałych wymagań formalnoprawnych.