Wśród form prowadzenia działalności gospodarczej obok spółek osobowych obowiązujące przepisy wyróżniają również spółki kapitałowe prawa handlowego. To złożone podmioty, których funkcjonowanie wymaga dochowania wielu wymagań formalnych. Zanim zaczną one działać w postaci docelowej, przechodzą etap organizacyjny. Wyjaśniamy, co to spółka z o.o. w organizacji oraz jakie ma prawa i obowiązki.
Co to jest spółka w organizacji?
Spółka w organizacji to rodzaj jednostki organizacyjnej (określanej też jako ułomna osoba prawna), która istnieje w okresie pomiędzy zawarciem umowy spółki lub jej zawiązaniem (w przypadku spółki akcyjnej) a wpisem podmiotu do właściwego rejestru – Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku spółki z o.o. forma w organizacji istnieje od momentu podpisania umowy przez wszystkich wspólników podpisem elektronicznym do dnia wpisu w KRS.
W ten sposób ustawodawca pozwala już na realizację działań gospodarczych przez podmiot pomimo faktu, że z formalnego punktu widzenia spółka nie została jeszcze usankcjonowana.
Pojęcie spółki w organizacji dotyczy wyłącznie spółek kapitałowych, czyli:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- spółki akcyjnej;
- prostej spółki akcyjnej.
Spółki osobowe prawa handlowego nie przechodzą przez etap organizacyjne, ale od razu są wpisywane do rejestru przedsiębiorców. Do spółek w organizacji stosuje się co do zasady regulacje prawne dotyczące odpowiedniego typu spółek z zastrzeżeniem odrębności wynikających z przepisów prawa.
Jakie prawa ma spółka z o.o. w organizacji?
Spółka z o.o. w organizacji może funkcjonować na bardzo podobnych zasadach do spółki docelowej. Oznacza to, że może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, zatrudniać pracowników, podpisywać umowy z kontrahentami oraz występować w procesach sądowych jako strona postępowania. Ma także możliwość wystawiania faktur VAT.
Takiej możliwości nie mają spółki osobowe, których wspólnicy muszą czekać, aż sąd rejestrowy wpisze podmiot do KRS. Dla spółek kapitałowych to duże ułatwienie, ponieważ zwykle generują one już koszty związane z obsługą infrastruktury czy koszty pracownicze. Dzięki możliwości operowania na rynku od pierwszego dnia po podpisaniu umowy wzrasta szansa, że spółce uda się „odbić”, utrzymać na rynku i rozwinąć. W praktyce spółka jest wpisywana do KRS mniej więcej w terminie 1 miesiąca od dnia złożenia wniosku. Może ten okres wykorzystywać już w sposób produktywny.
Naczelny Sąd Administracyjny w jednym z orzeczeń zaznaczył również, że spółka z o.o. na etapie organizacyjnym ma możliwość ustanowienia prokury, czyli pełnomocnictwa do czynności handlowych. Prokura jest ważna od momentu jej ustanowienia, przed wpisem do rejestru (vide: wyrok NSA z dnia 17 maja 2013 roku, sygn. II FSK 1704/11).
Kto ponosi odpowiedzialność za działania spółki z o.o. w organizacji?
Choć spółki w organizacji w zasadzie mogą działać w obrocie już w pełnym zakresie, warto pamiętać o nieco innym ujęciu ich odpowiedzialności za zobowiązania. Kodeks spółek handlowych w art. 13§1 stanowi, że za zobowiązania spółki kapitałowej w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu. Solidarny charakter odpowiedzialności polega na tym, że wierzyciel nie musi w pierwszej kolejności dochodzić zaspokojenia swoich żądań od spółki, może od razu skierować je do osób, które ją reprezentowały. Odpowiedzialność założycieli jest nieograniczona, co ma zapobiec sytuacji, kiedy zaciągają one zobowiązania, a następnie nie składają wniosku o rejestrację spółki i jej wpisanie do KRS.
Odpowiedzialność założycieli wobec spółki ustaje z chwilą zatwierdzenia podejmowanych przez nich czynności przez zgromadzenie wspólników. Warto więc pamiętać, aby zgromadzenie wspólników podjęło taką uchwałę w możliwie krótkim terminie.
Jeżeli chodzi o odpowiedzialność wspólników (ale też akcjonariuszy) to ponoszą oni odpowiedzialność solidarną razem ze spółką i osobami, które ją reprezentowały. Jest ona jednak ograniczona kwotowo do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie akcji lub udziałów. Jeżeli więc wspólnik zdążył już wnieść swój wkład i np. przelał pieniądze na rachunek spółki, to ponosi już wyłącznie ryzyko ekonomiczne związane z tym, że biznes po prostu się nie powiedzie.
Jak uzyskać NIP dla spółki z o.o. w organizacji?
Spółka z o.o. w organizacji może ubiegać się o nadanie numeru NIP (ale także REGON) przed uzyskaniem wpisu do KRS. W tym celu należy wystąpić do Głównego Urzędu Statystycznego (o nadanie numeru REGON) oraz urzędu skarbowego (o nadanie numeru NIP). Uzyskując oba oznaczenia, spółka z o.o. w organizacji zostanie zalegalizowana jako podmiot prawa podatkowego. Oczywiście po wpisie podmiotu do KRS nie trzeba już aktualizować tych danych, stają się one automatycznie numerami NIP i REGON spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Kiedy spółka z o.o. uzyskuje osobowość prawną?
Osobowość prawną spółka z o.o. zyskuje z mocy samego prawa z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców na podstawie art. 12 k.s.h. Z tą chwilą spółka kapitałowa staje się podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji.
Reprezentacja spółki w organizacji
Zasady reprezentacji spółki z o.o. w organizacji określa art. 161 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem za reprezentację odpowiada na tym etapie zarząd lub pełnomocnik powołany jednomyślnie uchwałą wspólników.
W przypadku spółek jednoosobowych nie jest możliwe, aby jedyny wspólnik reprezentował spółkę nawet, jeżeli jest prezesem zarządu. Może on jedynie zgłosić spółkę do sądu rejestrowego. Do reprezentacji w obrocie niezbędne będzie powołanie pełnomocnika. Przyjmuje się, że tym pełnomocnikiem nie może być przedsiębiorca prowadzący jednoosobową spółkę.
Warto wskazać, że do zmiany umowy spółki z o.o., która została utworzona w sposób tradycyjny, niezbędne jest zawarcie umowy przez wspólników. To rozwiązanie nie jest jednak dostępne dla osób, które wybrały tworzenie spółki z o.o. z wykorzystaniem systemu S-24.
Likwidacja spółki w organizacji
Jeżeli umowa spółki ulega rozwiązaniu (np. wskutek niezłożenia wniosku o jej rejestrację w terminie), spółka powinna dokonać zwrotu wszystkich wniesionych wkładów oraz spłacić wierzytelności. Jeżeli jest to niemożliwe, zarząd spółki przeprowadza likwidację podmiotu (w przypadku braku zarządu likwidacją zajmują się likwidatorzy powołani przez zgromadzenie wspólników albo sąd rejestrowy.
Do likwidacji spółki z o.o. w organizacji stosuje się odpowiednio przepisy o likwidacji spółki z o.o. z tą różnicą, że wierzyciele są wzywani do zgłoszenia wierzytelności jednokrotnie i w terminie 1 miesiąca od dnia ogłoszenia likwidacji. Podmiot w organizacji ulega rozwiązaniu z dniem zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników.
Jak długo może funkcjonować spółka z o.o. w organizacji?
Etap organizacyjny spółki nie może trwać w nieskończoność, ponieważ stanowiłoby to zbyt duże zagrożenie dla stabilności obrotu. Zasady w tym przedmiocie określa art. 169 k.s.h., zgodnie z którym zawiązanie spółki powinno być zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Jeżeli spółka została utworzona z wykorzystaniem formularza elektronicznego, termin ulega skróceniu do 7 dni.
Niedochowanie ustawowych terminów pociąga za sobą rozwiązanie umowy spółki z mocy samego prawa, a całą procedurę trzeba zaczynać od początku.