Wdrożenie rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie jest dokonywane na podstawie ustaleń między stronami zawartych w umowie. Takie kontrakty określa się zwykle jako umowy wdrożeniowe. Jakie elementy powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej i na co warto zwrócić szczególną uwagę?
Jaki jest przedmiot umowy wdrożeniowej?
Umowa wdrożeniowa – tak jak większość pozostałych kontraktów stosowanych w sektorze IT – stanowi umowę nienazwaną. Zastosowanie w jej przypadku znajdują nie tylko przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zobowiązań umownych oraz dzieła lub zlecenia, ale także umowy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w zakresie, w jakim konieczne jest przeniesienie praw autorskich do stworzonego utworu lub udzielenie na nie licencji.
Charakter umowy nienazwanej powoduje, że strony, zgodnie z zasadą swobody kontraktowej mogą ukształtować treść stosunku prawnego zgodnie ze swoją wolą tak długo, jak nie narusza on:
- istoty danego stosunku;
- obowiązujących przepisów;
- zasad współżycia społecznego.
Pomimo daleko idącej swobody przedmiot umowy wdrożeniowej będzie zwykle podobny. Z reguły opiewa on na instalację nowego systemu w środowisku informatycznym zamawiającego. Niemniej jednak często główny cel umowy jest uzupełniany o te uboczne. Mogą nimi być np.:
- utrzymanie wdrożonego systemu;
- migracja danych z jednego środowiska do drugiego;
- szkolenie pracowników zamawiającego;
- sporządzenie dokumentacji technicznej projektu.
Dlaczego i w jaki sposób warto doprecyzować przedmiot umowy wdrożeniowej?
Ze względu na możliwość określenia przedmiotu umowy wdrożeniowej w sposób bardzo szeroki, ważne jest jego doprecyzowanie. W ten sposób strony ograniczają ryzyko sporu sądowego do minimum. Uszczegółowienie może dotyczyć np. parametrów dla umowy utrzymaniowej SLA. Należy jednak unikać nadmiernej kazuistyczności, ponieważ utrudnia ona zmianę umowy i dopasowania jej do oczekiwań zamawiającego.
Sprecyzowaniu oczekiwań zamawiającego służy dokumentacja przedwdrożeniowa, która może opisywać np. docelowe środowisko informatyczne, zakres danych podlegających migracji czy zasady przeprowadzania testów i osoby za nie odpowiedzialne. Ważne są też terminy realizacji poszczególnych etapów prac (ang. milestones).
Jakie elementy powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej?
W praktyce umowy wdrożeniowe to często wielostronicowe dokumenty określające zasady współpracy stron. Można jednak wskazać na często powtarzające się elementy.
Przyjęta metodyka działań
W dużym uproszczeniu prace software house’u nad oprogramowaniem można podzielić na te realizowane w modelu waterfall oraz modelu agile. W przypadku projektów, gdzie strony zakładają dużą zmienność koncepcji, lepszym rozwiązaniem będzie agile realizowany w krótkich, dynamicznych sprintach. Pozwala ono na szybsze uzyskanie rezultatu i lepsze dopasowanie do modyfikacji, ale z reguły będzie rozwiązaniem droższym. Z kolei waterfall jest przeznaczone do realizacji projektów bardziej wystandaryzowanych i o mniejszej liczbie zmiennych. Jego koszty są jednak bardziej przewidywalne.
Jak powinien wyglądać odbiór prac?
Umowy wdrożeniowe są z reguły złożonymi projektami, a ich poszczególne etapy są oddawane i odbierane stopniowo. Dzięki temu zamawiający zyskuje czas na ewentualne korekty. W ramach procedury odbioru warto wskazać w jaki sposób ma wyglądać przekazanie prac oraz kto i w jakim terminie ma prawo do zgłoszenia poprawek, jak również w jaki sposób taka procedura przebiega.
Aby uniknąć wątpliwości co do tego, kiedy konkretny fragment obowiązków wykonawcy można uznać za prawidłowo zrealizowany (co pociąga za sobą brak dalszej możliwości zgłaszania poprawek), w umowie warto wprowadzić parametr DoD (ang. Definition of Done). W ten sposób obie strony zyskują jasny obraz tego, co już zostało, a co jeszcze nie zostało zrobione.
Przeniesienie praw autorskich na zamawiającego
Jeżeli w ramach umowy wdrożeniowej dochodzi do powstania utworu (np. bazy danych) w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, konieczne będzie umożliwienie „wejścia” zamawiającego w monopol prawnoautorski wykonawcy. Inaczej każde wykorzystanie oprogramowania będzie prowadziło do naruszenia prawa. Aby otrzymać taki rezultat strony mogą zdecydować się na:
- przeniesienie praw autorskich – wywiera skutek bezpowrotnie;
- licencję – jest ograniczona czasowo.
Z punktu widzenia zamawiającego korzystniejszym rozwiązaniem będzie przeniesienie praw, wykonawcy zaś, licencja. W umowie transferującej prawa autorskie należy szczególnie dokładnie opisać pola eksploatacji. Sąd to dopuszczalne sposoby wykorzystania utworu przez zamawiającego.
W jaki sposób określić wynagrodzenie wykonawcy?
W umowach IT często trudno jest przewidzieć, ile czasu zajmie realizacja projektu. Dlatego w praktyce można spotkać się z kilkoma modelami określania wynagrodzenia. Fixed Price, czyli wynagrodzenie stałe jest rozwiązaniem korzystniejszym dla zamawiającego, ponieważ nawet w razie ewentualnych opóźnień obciążenia finansowego dla jego firmy nie zmienią się. To dobre rozwiązanie przy rygorystycznym budżecie.
Na drugim biegunie leży tzw. rozliczenie time&material, czyli uzależnione od czasu faktycznie poświęconego na realizację zamówienia. Jest lepszym rozwiązaniem dla wykonawcy, ponieważ w razie wydłużających się prac zostanie odpowiednio podwyższone.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zastosować model hybrydowy. Może on polegać na przyjęciu wynagrodzenia time&material, ale tylko do określonej kwoty lub części budżetu, powyżej której zasady obliczania wynagrodzenia będą inne. W umowie należy wskazać też termin na zapłatę wynagrodzenia oraz sposób jego przekazania.
Umowa NDA
Zamawiający, decydując się na zawarcie umowy wdrożeniowej, zazwyczaj musi ujawnić wykonawcy informacje istotne dla prowadzonego biznesu. Mogą to być listy klientów, specyfikacja produktów czy szczegóły kampanii marketingowej lub biznesplanów. Aby ochronić się przed negatywnymi skutkami ujawnienia takich informacji osobom trzecim należy pamiętać o zobowiązaniu wykonawcy do zachowania poufności. Do elementów non-disclosure agreement zalicza się zwykle:
- określenie informacji uznanych za poufne;
- wskazanie należytego standardu ochrony danych oraz określenie, kiedy dochodzi do ich ujawnienia;
- czas trwania zakazu;
- sankcja za naruszenie NDA.
W przypadku braku zastrzeżenia klauzuli zobowiązującej do zachowania poufności zamawiający musiałby się bronić, odwołując się do ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Stwarza to ryzyko przegrania procesu sądowego i jest trudniejsze niż dochodzenie kary umownej.
Jak zabezpieczyć należyte wykonanie umowy wdrożeniowej?
Aby zabezpieczyć prawidłowe wykonanie umowy wdrożeniowej, zamawiający może skorzystać z całego wachlarza dostępnych rozwiązań prawnych. Najbardziej intuicyjnym – choć oczywiście nie jedynym – jest kara umowna pełniąca funkcję zryczałtowanego odszkodowania.
Innym sposobem jest wstrzymanie zapłaty części wynagrodzenia do czasu weryfikacji rezultatu umowy. Pomocny bywa też zadatek oraz wykonanie zastępcze, czyli możliwość powierzenia wykonania wadliwie zrealizowanych prac innej firmie. Każdy z tych mechanizmów sprawdzi się w nieco innych okolicznościach. Mogą też one uzupełniać się wzajemnie.
Prawidłowo skonstruowana umowa wdrożeniowa może zawierać znacznie więcej elementów ponad te, które zostały wyżej wymienione. Wśród nich można wymienić chociażby exit plan, czyli zasady zakończenia współpracy, podwykonawstwo, warunki wypowiedzenia umowy czy możliwość odstąpienia od niej. Dobrze skonstruowany kontrakt powinien zabezpieczać interesy obu stron tak, aby nie tworzyć niepotrzebnej dysproporcji i zwiększać szansę na udaną, długofalową współpracę. W tym celu warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w zakresie obsługi prawnej sektora IT.