W relacjach biznesowych kluczowe znaczenie dla zachowania przewagi konkurencyjnej ma ochrona informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Do tego celu służy NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności. Co powinno się w niej znaleźć i kiedy warto zawrzeć umowę NDA?
Czym jest umowa NDA i kiedy warto ją podpisać?
Umowa o zachowaniu poufności (ang. Non-Disclosure Agreement) to rodzaj kontraktu, w którym strona zobowiązuje się do nieujawniania podmiotom trzecim informacji o kluczowym znaczeniu dla kontrahenta. W praktyce zwykle są to informacje:
- technologiczne;
- prawne;
- biznesowe;
- finansowe.
Umowę NDA często zawiera się na etapie poprzedzającym jeszcze formalne rozpoczęcie współpracy, kiedy negocjowane są warunki świadczenia usługi. Strony mogą też podpisać ją w trakcie współpracy, aby dodatkowo zabezpieczyć swoje interesy. Przepisy prawa nie określają formy NDA, ale dla celów dowodowych warto zachować formę pisemną kontraktu.
Umowy NDA mają kluczowe znaczenie wszędzie tam, gdzie strony ujawniają sobie nawzajem informacje o kluczowym znaczeniu dla biznesu. Takimi informacjami może być np. kod źródłowy lub architektura systemu w branży IT, wysokość marż oraz strategie marketingowe w handlu czy technologia wytwarzania produktów.
Kluczowe elementy umowy NDA
Umowa o zachowanie poufności w obrocie B2B jest rodzajem kontraktu nienazwanego, więc strony mają daleko idącą swobodę w formułowaniu jej treści. W praktyce jednak można wskazać na szereg elementów, które tworzą powtarzany w praktyce model NDA.
Określenie informacji uznanych za poufne
Pierwszym elementem powinno być precyzyjne określenie informacji, które strony uznają za poufne. Niestety nie wystarczy wskazać, że takimi danymi jest np. dokumentacja programistyczna, ponieważ rodzi to wątpliwości co do rzeczywistego zakresu zakazu.
Warto zadbać, aby przedmiotowy zakres NDA określić poprzez wskazanie konkretnych dokumentów, np. specyfikacji technicznej określonych produktów lub ich receptury.
Wskazanie standardów ochrony informacji poufnych
W umowie NDA należy wskazać, w jaki sposób strony mają obowiązek chronić otrzymane informacje. Tego rodzaju zastrzeżenie to podwójna korzyść. Z jednej strony podmiot korzystający z informacji wie, jakie działania może podjąć, aby nie narazić się na zarzut kontrahenta ujawnienia danych. Z drugiej przedsiębiorca, który te dane udostępnia może jasno określić, czy w danej sytuacji doszło już do naruszenia.
Podobnie, jak przy określaniu przedmiotowego zakresu umowy, także tutaj należy zadbać o precyzję. Standardem ochrony danych może być np. stosowanie klucza U2F albo określonego rodzaju szyfrowania. W tym miejscu umowy można też określić, kto dokładnie będzie miał dostęp do tajemnicy przedsiębiorstwa. Innym rozwiązaniem może być wymaganie od kontrahenta, aby ten wdrożył odpowiednie normy ISO dotyczące zarządzania informacjami cyfrowymi.
Sprecyzowanie pojęcia naruszenia poufności
Dobra umowa NDA to taka, która jasno odpowiada na pytanie, co musi stać się z danymi objętymi ochroną, aby możliwe było wystąpienie z roszczeniem odszkodowawczym. Strony powinny między sobą ustalić, czy wystarczy, aby podmiot trzeci wszedł w posiadanie informacji, czy też musi je wykorzystać albo odnieść określoną korzyść biznesową (np. wykorzystać w swojej produkcji).
Czas trwania NDA
Umowa zobowiązujące do zachowania poufności zazwyczaj obowiązują przez cały okres współpracy stron. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby objąć zakazem również czas po ustaniu relacji biznesowych.
Ważne jest, aby umów NDA nie zawierać na czas nieokreślony. Jak każdy inny kontrakt bezterminowy, także i ten może zostać wypowiedziany przez kontrahenta w każdym czasie, więc w rzeczywistości zapewnia bardzo słabą ochronę.
Sankcja za naruszenie zakazu ujawniania informacji
Sankcją za naruszenie zakazu ujawniania informacji gospodarczych z reguły będzie kara umowna, pełniąca funkcję zryczałtowanego odszkodowania. Pozwala ona na żądanie określonej kwoty pieniężnej bez konieczności wykazywania przesłanki winy oraz szkody. Wystarczy, że przedsiębiorca uprawniony do żądania kary umownej wskaże na spełnienie przesłanki aktualizującej żądanie odszkodowawcze.
Obok kary umownej umowy NDA często zawierają uprawnienie do natychmiastowego rozwiązania stosunków gospodarczych z podmiotem, który dopuścił się naruszenia. W ten sposób można ograniczyć negatywne skutki naruszenia zakazu.
Czy można dochodzić ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa bez umowy NDA?
Nawet w sytuacji, kiedy przedsiębiorcy nie zawrą między sobą umowy NDA, możliwe jest żądanie ochrony na gruncie przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z jej art. 11 czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W praktyce niestety przepis jest trudny do zastosowania z uwagi na brak precyzyjnych definicji użytych w nim pojęć i nie zapewnia równie silnej ochrony co umowa NDA. Przede wszystkim zaś dochodzenie odszkodowania na tej podstawie wymaga wystąpienia z powództwem, co rodzi ryzyko przegrania sporu sądowego.
Warto także wskazać, że niezależnie od odpowiedzialności odszkodowawczej za ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewidują również odpowiedzialność karną. Bezprawne pozyskanie chronionych informacji i wykorzystanie ich na swój użytek lub ujawnienie innym osobom jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Czy warto zawrzeć umowę NDA?
W praktyce handlowe umowy NDA są jednym z elementarnych sposobów zabezpieczenia interesów przedsiębiorców i zdecydowanie warto je podpisywać, ponieważ chronią przed stratami finansowymi i wizerunkowymi. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że skonstruowanie NDA w sposób nieprawidłowy daje jedynie iluzoryczną ochronę, ponieważ w razie sporu sądowego może się okazać, że cały kontrakt jest nieważny lub nie zapewnia wystarczającej ochrony.
Aby uniknąć takiej sytuacji, warto zlecić przygotowanie umowy NDA profesjonalistom. Prawnicy z Kancelarii Linke Kulicki od lat oferują kompleksowe wsparcie podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Pomożemy zarówno przygotować NDA, jak i wynegocjować jej korzystne warunki.