Prowadzenie działalności gospodarczej – niezależnie od jej profilu, rodzaju formy organizacyjnoprawnej czy skali biznesu – wymaga spełnienia określonych wymagań prawnych, oraz prawidłowego prowadzenia księgowości. Z uwagi na złożoność obowiązujących przepisów, ale także ich zmienność, coraz więcej firm decyduje się skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnych specjalizujących się w obsłudze podmiotów gospodarczych. Co składa się na stałą obsługę prawną firmy i dlaczego warto z niej skorzystać? Jak powinna wyglądać umowa o stałą obsługę prawną?
Dlaczego warto skorzystać z obsługi prawnej już na początku prowadzenia biznesu?
Przedsiębiorcy stykają się z przepisami prawnymi już na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej. Pierwszym krokiem jest wybór formy organizacyjnoprawnej oraz modelu biznesowego. Niezależnie od tego czy decydujemy się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy spółki prawa handlowego, każda z tych form ma swoje zalety, wady oraz specyfikę z której trzeba zdawać sobie sprawę, aby biznes prosperował. Wybór formy działalności i uzyskanie wpisu w CEIDG lub KRS to pierwszy etap, w sfinalizowaniu którego pomogą prawnicy.
Nie należy zapominać, że wiele rodzajów działalności podlega w Polsce reglamentacji, a do ich prowadzenia niezbędne jest uzyskanie zezwolenia, licencji lub koncesji. Taki obowiązek pojawia się np. przy zakładaniu firmy transportowej, instytucji płatniczej czy firmy pożyczkowej. Kancelaria prawna pomoże w spełnieniu warunków niezbędnych do prowadzenia wybranego biznesu.
Już na etapie rejestracyjnym ważne jest dochowanie terminów oraz formy dla poszczególnych czynności. Niespełnienie warunków może skutkować niepotrzebnym przedłużeniem się całego procesu, a także powstaniem odpowiedzialności po stronie przedsiębiorcy.
Na czym polega bieżąca obsługa prawna firmy?
W toku prowadzenia działalności gospodarczej może pojawić się wiele spraw, które wymagają interwencji prawnika. Może to być np.:
- konieczność złożenia pozwu do sądu w związku z nieopłaconą przez klienta fakturą lub przygotowania innego pisma procesowego w toku postępowania;
- potrzeba udzielenia porady prawnej w związku z wątpliwościami co do obowiązków przedsiębiorcy;
- windykacja długów;
- udział w negocjacjach;
- sporządzanie opinii prawnych;
- optymalizacja podatkowa i doradztwo w zakresie księgowości oraz modeli biznesowych;
- reprezentacja przedsiębiorcy przed sądami lub urzędami administracji publicznej;
- przygotowanie lub zaopiniowanie kontraktu handlowego;
- przeprowadzenie audytu compliance, np. w zakresie RODO czy AML.
W każdym z tych przypadków wiedza prawnicza i doświadczenie są niezbędne, aby należycie zabezpieczyć interes przedsiębiorcy. Warto już na samym początku współpracy ustalić zasady wyceniania każdej ze spraw.
Dlaczego warto powierzyć obsługę prawną firmy kancelarii prawnej?
Z punktu widzenia obowiązujących przepisów nie ma obowiązku, aby przedsiębiorca powierzył obsługę prawną profesjonalistom, niemniej jednak warto rozważyć taką możliwość. Co zyskuje przedsiębiorca zawierając umowę o stałą obsługę prawną?
Bezpieczeństwo na co dzień
Przede wszystkim wsparcie prawne gwarantuje bezpieczeństwo i pewność, że firma spełnia na bieżąco wszystkie wymagania w zmieniającym się środowisku prawnym. Zdecydowanie się na obsługę prawną to także możliwość sprawniejszego zarządzania ryzykiem – prawnicy zidentyfikują potencjalne zagrożenia dla działalności i pomogą wdrożyć mechanizmy, które je zmniejszą lub zlikwidują. Kancelaria, która od lat współpracuje z daną firmą doskonale zna jej strukturę, projekty, które realizuje przedsiębiorca, ale też obecne w firmie praktyki. Dzięki ścisłej współpracy wzrasta szansa sukcesu poszczególnych działań prawnych i biznesowych.
Stała obsługa firmy oznacza przejrzyste zasady współpracy. Firma nie musi za każdym razem ustalać sposobu przekazywania informacji, dopasowywać się do współpracy z kolejną kancelarią czy korzystać z opinii osób trzecich z danego środowiska.
Oszczędność czasu i środków
Profesjonalna obsługa prawna to oszczędność czasu. Dzięki pomocy doświadczonych specjalistów przedsiębiorca może skupić się na rozwoju biznesu, ale nie musi kontrolować jego wszystkich formalnych aspektów. Warto pamiętać, że próba rozwiązania danego problemu na własną rękę (lub powierzenie takiego zadania pracownikowi) często nie przynosi oczekiwanych efektów, a wręcz przeciwnie – może prowadzić do nawarstwiających się kolejnych trudności, których usunięcie może okazać się kosztowne.
Gwarancja kompleksowego wsparcia
Stałe wsparcie prawne to pewność, że w razie potrzeby firma nie musi za każdym razem szukać prawnika do obsługi, ale może korzystać z pomocy zaufanego zespołu, który zna już specyfikę danej branży i jest w stanie przeanalizować dany problem na wielu płaszczyznach. Jest to wyjątkowo istotne tam, gdzie wiele kwestii nie wynika wprost z przepisów, ale wymaga sięgnięcia do doktryny i orzecznictwa, jak np. w branżach gamedev czy blockchain.
Doświadczone kancelarie monitorują wszystkie zmiany prawne na bieżąco i szybko wdrażają je w przedsiębiorstwie, przeprowadzając jednocześnie audyty compliance. Warto zwrócić uwagę, że wiele sektorów (jak np. branże nadzorowane przez KNF) muszą przestrzegać nie tylko obowiązujących przepisów, ale także dopasowywać się do wytycznych organu nadzorczego.
Przewidywalne koszty
Stała obsługa prawna nie wymaga indywidualnej wyceny każdego problemu. Firma może więc lepiej zarządzać swoim budżetem, ponieważ wiele tego typu usług rozliczana jest w modelu ryczałtowym. Stałe opłaty to bezpieczeństwo finansowe i większa przewidywalność wydatków.
Kto może skorzystać z obsługi prawnej?
Z obsługi prawnej może skorzystać każda firma, niezależnie od tego w jakiej branży działa. Pomoc prawników jest jednak wyjątkowo istotna tam, gdzie dany sektor jest poddany szczególnie intensywnej regulacji. Taka sytuacja występuje np. w medycznym czy finansowym segmencie rynku.
Jak zawrzeć umowę o stałą obsługę prawną?
Umowy o stałą obsługę prawną mogą mieć zróżnicowany zakres, ale zazwyczaj obejmują wszystkie kwestie dotyczące przepisów prawa, jakie mogą pojawić się w danej firmie. W zależności od ustaleń stron taki kontrakt można zawrzeć na czas oznaczony lub nieoznaczony.
Swego rodzaju alternatywą jest zatrudnienie w firmie wewnętrznego prawnika. O ile w przypadku radców prawnych dopuszczalna jest dowolna podstawa zatrudnienia, w tym również umowa o pracę, adwokaci muszą liczyć się z pewnymi ograniczeniami w tym zakresie – umowa o pracę nie jest możliwa, ale strony mogą zdecydować się na umowę zlecenia. Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy o stałą obsługę prawną?
- zakres świadczenia pomocy prawnej;
- możliwość posługiwania się przez wykonawcę osobami trzecimi przy realizacji poszczególnych czynności;
- czasowy zakres świadczenia pomocy prawnej;
- sposób wymiany informacji i dokumentów;
- czas na podjęcie poszczególnych działań (np. zaopiniowanie umowy);
- obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa;
- możliwość i przesłanki wypowiedzenia umowy.
Ile kosztuje stała obsługa prawna firmy?
Koszt stałej obsługi prawnej firmy zależy od wielu czynników. Z reguły będzie on wyższy od opłat za pomoc świadczoną doraźnie, w zamian za większe bezpieczeństwo. Cenę usługi kształtuje m.in.:
- specyfika branży w jakiej działa klient – im jest bardziej złożona i skomplikowana, tym cena będzie wyższa;
- zakresu świadczonych usług – najdroższa jest obsługa prawna, która obejmuje wszelkiego rodzaju zagadnienia prawne i rodzaje wsparcia;
- czasu jaki wymaga świadczenie pomocy prawnej dla danego klienta – może to być zaledwie kilka godzin w tygodniu, jak i wsparcie nielimitowane.
Niektóre kancelarie mogą stosować preferencyjne stawki względem klientów z którymi współpracują już od dłuższego czasu. Samo wynagrodzenie może być obliczane w różny sposób – godzinowo, ryczałtowo lub z uwzględnieniem success fee.
W jaki sposób świadczona jest stała obsługa prawna?
Postępująca digitalizacja usług otwiera zupełnie nowe możliwości dla przedstawicieli zawodów prawniczych. Jeszcze kilka lat temu standardem były dyżury profesjonalnych pełnomocników w siedzibie klienta. Dzisiaj coraz więcej nowoczesnych firm decyduje się na wykorzystanie technologii chmurowych do przesyłania dokumentów, rozwiązań OCR do ich edytowania czy wideokonferencji, które znacząco przyspieszają procesy decyzyjne i eliminują konieczność czasochłonnych dojazdów do siedziby przedsiębiorcy.
Dzięki osiągnięciom technologii obsługa prawna staje się wygodniejsza – zarówno dla firmy, jak i kancelarii świadczącej pomoc prawną, a niekiedy także tańsza. Stałe wsparcie to komfortowe rozwiązanie dla podmiotów, które oczekują bezpieczeństwa i chcą zwiększyć swoją efektywność. Warto się na nią zdecydować, aby dynamicznie rozwijać swój biznes.