Spółka jawna to podstawowa spółka osobowa w polskim kodeksie spółek handlowych. Można powiedzieć, że jest spółką matką wszystkich spółek osobowych. Tam gdzie nie uregulowano w sposób szczególny zasad funkcjonowania jakiejś spółki osobowej w danym obszarze, tam stosuje się przepisy dotyczące spółki jawnej. Wyjątkiem jest tutaj tylko spółka komandytowo-akcyjna, do której stosuje się zarówno przepisy dotyczące spółki jawnej jak i spółki akcyjnej.
Przed zawarciem umowy spółki jawnej przyszli wspólnicy powinni możliwie szczegółowo przedyskutować nie tylko model biznesowy przyszłej firmy, zakres działalności, strategie marketingowe i sprzedażowe itp. ale również szereg kwestii prawnych.
Do najważniejszych obszarów dyskusji pomiędzy wspólnikami należą m.in.:
Firma spółki jawnej
Obowiązkowo powinna zawierać nazwiska wszystkich wspólników albo nazwisko co najmniej jednego z nich oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. Poza obowiązkowymi elementami firma może zawierać dodatkowe określenia dowolnie obrane, w tym wskazujące na przedmiot działalności czy siedzibę spółki. Wybierając firmę należy pamiętać, iż powinna ona odróżniać się dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.
Siedziba i adres spółki jawnej
W umowie spółki wystarczające jest wskazanie siedziby (miejscowości), ale już we wniosku do KRS o rejestrację spółki musimy wskazać pełny adres. Należy też oczywiście zadbać o to, aby spółka miała tytuł prawny do lokalu, w którym zarejestrowany będzie adres jej siedziby.
Określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość
Podpisując umowę spółki w systemie s24 możliwe jest wniesienie wyłącznie wkładów pieniężnych, ale tak jak rozmawialiśmy i tak planują Panowie wnieść wkłady pieniężne, więc nie będzie to problem. Od wartości wniesionych wkładów spółka zobowiązana będzie do zapłaty podatku PCC w wysokości 0,5%.
Przedmiot działalności spółki jawnej
Określając przedmiot działalności spółki, wspólnicy posługują się systematyką Polskiej Klasyfikacji Działalności według słownika tej klasyfikacji zamieszczonego w systemie s24. Kody można sprawdzić wcześniej w ogólnodostępnych bazach internetowych. Do KRS wpisujemy nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. W umowie spółki może być ich więcej.
Czas trwania spółki jawnej
Spółka może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Jeśli czas trwania spółki jest nieoznaczony (tak jest najczęściej) to wówczas już automatycznie w umowie spółki w s24 pojawiają się dodatkowe postanowienia, tj. że każdemu wspólnikowi przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy Spółki na sześć miesięcy przed końcem roku obrotowego oraz że w razie śmierci wspólnika, ogłoszenia upadłości wspólnika lub wystąpienia wspólnika ze Spółki, Spółka nie ulega rozwiązaniu. Jest to klauzula narzucona, której nie można edytować.
Taka klauzula może być problematyczna i niewystarczająca przy spółkach dwuosobowych – wskazuje ona bowiem, iż spółka dalej istnieje w przypadku śmierci wspólnika, ale nie reguluje kwestii czy wspólnicy wstępują do spółki w miejsce zmarłego wspólnika czy też nie. Zasadniczo przyjmuje się, iż umowa spółki musi wprost przewidywać zapis dopuszczający do spółki spadkobierców po śmierci wspólnika. Dlatego z ostrożności, szczególnie w spółkach dwuosobowych, zapis taki najlepiej wprowadzić.
Trzeba to będzie jednak zrobić już po rejestracji, zmieniając umowę spółki w „zwykłym trybie”. Oprócz zapisów dopuszczających spadkobierców, można przyjąć w umowie bardziej szczegółową procedurę, np. że spadkobiercy przystępują do spółki oddzielnie (a nie wspólnie jako wspólnik zbiorowy), przy czym umowa może dopuszczać do członkostwa w spółce wszystkich, niektórych lub tylko jednego imiennie wskazanych spadkobierców.
Sposób reprezentacji i prowadzenia spraw spółki jawnej
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych zasadą jest, iż każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Umowa spółki może tę zasadę zmienić przewidując, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.
W przypadku systemu s24 mamy niestety pewne ograniczenie – wzorzec umowy spółki z automatu zawiera postanowienie „Do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem.” I tego postanowienia nie można edytować. Zatem zawierając spółkę w s24, wspólnicy będą zobowiązani łącznie reprezentować spółkę. Jeżeli będą chcieli zmienić sposób reprezentacji, tak aby każdy wspólnik mógł reprezentować spółkę samodzielnie, to będzie to oczywiście możliwe po zarejestrowaniu spółki – trzeba będzie podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki w zwykłej formie pisemnej.
Uniemożliwi to jednak korzystanie z s24 w przyszłości – wszystkie kolejne zmiany będą musiały być dokonywane już w „zwykłym trybie”. Natomiast w zakresie prowadzenia spraw spółki w umowie w s24 można wskazać, iż do prowadzenia spraw spółki (w przeciwieństwie do reprezentacji, chodzi tu o sferę wewnętrzną – podejmowanie decyzji) uprawnieni są wszyscy wspólnicy bądź tylko niektórzy z nich.
Sposób uczestnictwa w zyskach i stratach przez wspólników spółki jawnej
Wspólnicy mogą uczestniczyć w zyskach i stratach w równym stopniu bądź też w określonej w umowie spółki proporcji (np. proporcjonalnie do wniesionych wkładów, jeżeli wspólnicy wnieśli nierówne wkłady). Można także wyłączyć danego wspólnika od udziału w stratach.
Dopuszczalność przeniesienia ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki jawnej
Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej może być przeniesiony na inną osobę tylko wówczas, gdy umowa spółki tak stanowi i wymaga uzyskaniu pisemnej zgody wszystkich pozostałych wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W umowie spółki w s24 jest możliwość zaznaczenia postanowienia czy ogół praw i obowiązków w ogóle może być przeniesiony, a jeśli tak to czy wymaga to zgody wszystkich pozostałych wspólników czy nie.
Długość pierwszego roku obrotowego w spółce jawnej
Spółki, które rozpoczynają działalność w drugiej połowie roku kalendarzowego mają prawo do wydłużenia pierwszego roku obrotowego do końca roku następnego.
Rejestracja spółki jawnej w trybie S24
1. Zawarcie umowy spółki (w formie pisemnej pod rygorem nieważności, bądź przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24).
2. Złożenie w formie elektronicznej wniosku o rejestrację spółki (od 1 lipca 2021 r. sądy rejestrowe nie przyjmują już papierowych wniosków). Jeśli umowę zawarto w formie papierowej, wniosek zgłasza się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Jeśli umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, wniosek zgłasza się w systemie teleinformatycznym S24.
3. Wpisanie spółki do KRS przez sąd rejestrowy.
Na tym w zasadzie kończą się możliwości wprowadzenia do umowy spółki postanowień w systemie s24. Po rejestracji będzie możliwe podjęcie uchwały o zmianie umowy spółki w trybie pisemnym i zmodyfikowanie oraz wprowadzenie dodatkowych postanowień, np. o możliwości i zasadach otrzymania zaliczek na poczet zysku, dopuszczalności prowadzenia działalności konkurencyjnej oraz jej zasadach, szczegółowych zasadach prowadzenia spraw spółki, przyczynach rozwiązania umowy spółki oraz sposobie likwidacji spółki jawnej bądź innego zakończenia działalności spółki, zasadach udziału w majątku polikwidacyjnym.