Blog prawniczy

15 sierpnia 2024 roku upłynął termin na wdrożenie w organizacjach, które mają do czynienia z małoletnimi całego szeregu procesów i procedur mającym zagwarantować najmłodszym uczestnikom przedsięwzięcia wzmożone standardy ochrony. Co dokładnie zmienia „Ustawa Kamilka” i jakie dokumenty należy opracować na potrzeby prowadzenia działalności z udziałem dzieci?

Wprowadzenie standardów ochrony małoletnich

Pierwszą istotną grupą nowych obowiązków jest konieczność sporządzenia standardów ochrony małoletnich. Powinny je przygotować dwie grupy podmiotów:

• organy zarządzające jednostką systemu oświaty oraz inną placówką oświatową, opiekuńczą, wychowawczą, resocjalizacyjną, religijną artystyczną, medyczną, rekreacyjną, sportową lub związaną z rozwijaniem zainteresowań do której uczęszczają albo w której przebywają lub mogą przebywać małoletni;
• organizatorzy działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich.

W praktyce lex Kamilek dotyczy większości organizacji pozarządowych, które kierują swoje działania do osób niepełnoletnich. Nie ma tutaj znaczenia skala prowadzonej działalności.

Standardy ochrony małoletnich muszą obejmować kilka zbiorów wytycznych. Przedmiotowo zawsze będą one wyglądały tak samo, ale jeśli chodzi o szczegółową treść, należy je każdorazowo dopasować do charakteru i rodzaju placówki lub działalności. Co trzeba uregulować w standardach ochrony małoletnich?

• zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki lub organizatora, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich;
• zasady i procedurę podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego;
• procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o popełnieniu przestępstwa na szkodę małoletniego, zawiadamianie sądu opiekuńczego oraz w przypadku instytucji, które posiadają takie uprawnienia, osoby odpowiedzialne za wszczynanie procedury „Niebieskiej Karty”;
• zasady przeglądu i aktualizacji standardów;
• zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu placówki lub organizatora do stosowania standardów, zasady
• przygotowania takiego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności;
• zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim standardów do zapoznania się z nimi oraz ich stosowania;
• osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu oraz udzielenie mu wsparcia;
  sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

Zakres standardów ochrony małoletnich musi uwzględniać więc nie tylko kwestie związane z opieką nad małoletnimi i zapobieganiem sytuacji kryzysowych oraz ich rozwiązywaniem. Powinien przewidywać prowadzenie wewnętrznych rejestrów organizacji, w których znajdą się informacje dotyczące m.in. dokumentowania szkolenia personelu czy incydentów oraz zdarzeń, które mogą zagrażać małoletniemu. Ważne jest, aby takie informacje przechowywać w sposób trwały oraz zapewniający odpowiednie standardy ochrony danych osobowych.

Raz wprowadzone procedury trzeba regularnie poddawać kontroli i aktualizować w miarę, jak zmienia się otoczenie małoletnich oraz obowiązujące normy. Zgodnie z nowymi przepisami takiej aktualizacji należy dokonywać co najmniej raz na 2 lata, choć oczywiście można to robić częściej. Wnioski z przeprowadzonej analizy powinny zostać udokumentowane.

Niezależnie od wskazanych wyżej procedur organizacje zajmujące się małoletnimi mają obowiązek uregulować także:

• wymogi dotyczące bezpiecznych relacji między małoletnimi, a w szczególności zachowania niedozwolone (np. przemoc, znęcanie się);
• zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci internet (np. zakaz odwiedzania witryn dla osób pełnoletnich);
• procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci internet oraz utrwalonymi w innej formie (np. obowiązek instalowania firewalla, filtrów rodzicielskich, narzędzi antyphishingowych oraz innych, podobnych rozwiązań);
• zasady ustalania planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia (np. zapewnienie opieki psychologicznej).

Ważne jest, aby w standardach ochrony małoletnich uwzględnić sytuację dzieci niepełnosprawnych oraz tych, u których występują specjalne potrzeby edukacyjne.

Opracowane standardy należy udostępnić zarówno na witrynie internetowej oraz w lokalu organizacji (w widocznym miejscu). Powinny być one opracowane w dwóch wersjach – zupełnej, która zawiera wszystkie informacje wymagane przepisami oraz uproszczonej, przeznaczonej do małoletnich, która zawiera wyłącznie najważniejsze informacje ich dotyczące.

Kontrolę obowiązków w tym zakresie przeprowadzają pracownicy kontroli upoważnieni przez właściwego miejscowo wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę lub marszałka województwa.

Weryfikacja osób przyjmowanych do pracy

Przygotowanie dokumentacji, której celem jest zapewnienie małoletnim wzmożonej ochrony to jeszcze nie wszystko. Nowe przepisy nakazują także weryfikację osób, które są przyjmowane do pracy z małoletnimi lub opieki nad nimi. Jak powinna ona przebiegać?

Przede wszystkim należy ustalić, czy dana osoba znajduje się w wykazie rejestru przestępstw na tle seksualnym (przede wszystkim w zakresie czynów zabronionych podejmowanych przeciwko osobom niepełnoletnim). Osoba ubiegająca się o określone stanowisko ma obowiązek przedłożenia pracodawcy zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw z rozdziałów XIX (przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu) i XXV (przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności) oraz art. 189a (handel ludźmi) i art. 207 (znęcanie się) kodeksu karnego, a także w zakresie uregulowanym ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii. Jeżeli osoba przyjmowana jest do pracy za granicą, wykaz powinien obejmować analogiczne czyny według prawa obcego.

W przypadku obywatelstwa innego niż polskie osoba ubiegająca się o pracę z dziećmi ma obowiązek przedłożyć informację z rejestru karnego uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi. Dodatkowo powinna złożyć oświadczenie zawierające informację o wszystkich państwach w których zamieszkiwała przez ostatnie 20 lat (innych niż Rzeczpospolita Polska oraz państwo obywatelstwa) i przedłożyć informacje z rejestrów karnych ze wszystkich tych państw.

Jeżeli prawo danego państwa nie przewiduje wydawania danego rodzaju zaświadczeń z rejestru karnego, stosowne oświadczenie składa osoba ubiegająca się o zatrudnienie. Każde oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności za składania fałszywych zeznań i musi zawierać klauzulę „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

Wszystkie informacje pozyskane od osoby ubiegającej się o pracę z dziećmi należy wydrukować i załączyć do akt osobowych. Czynności trzeba przeprowadzić przed dopuszczeniem osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub wolontariusza do pracy z dziećmi.

Ustawodawca przewidział odstępstwo od konieczności pozyskiwania dodatkowych informacji. Obowiązków w tym zakresie nie realizuje się, jeżeli do pracy z małoletnimi dopuszczany jest członek rodziny małoletniego lub osoba osobiście znana rodzicowi albo przedstawicielowi ustawowemu małoletniemu w stosunku do dziecka, którego rodzic lub przedstawiciel ustawowy są dopuszczającym do działalności.

Ustawa Kamilka a RODO. O czym powinny pamiętać NGO-sy?

Przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją nowych przepisów powinno zapewniać należyte standardy ochrony małoletnich. Zakres zbieranych i przetwarzanych danych należy ograniczyć do minimum. Dopasowania wymagają klauzule obowiązków informacyjnych, m.in. w zakresie celu i podstawy prawnej. Administrator powinien też wytypować osoby – poprzez udzielenie specjalnych upoważnień – które będą miały dostęp do danych dzieci. Koniecznie trzeba pamiętać o anonimizowaniu lub szyfrowaniu danych. Kluczowa staje się też ochrona danych informatycznych poprzez stosowanie silnych haseł, ograniczenie tworzenia kopii oraz ograniczenie dostępu do informacji.

Obsługa prawna NGO – Kancelaria Linke Kulicki

Lex Kamilek wprowadza szereg nowych obowiązków dla organizacji pozarządowych. Aby skutecznie wdrożyć i efektywnie stosować regulacje, rozważ skorzystanie z pomocy profesjonalistów. Kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksowe wsparcie dla podmiotów z trzeciego sektora. Zadbam o opracowanie niezbędnych procedur oraz ich aktualizację.