W języku powszechnym terminów upoważnienie i pełnomocnictwo zwykle używa się zamiennie i są one odnoszone do możliwości podejmowania działania w imieniu innej osoby. W rzeczywistości obie instytucje więcej dzieli, niż łączy. Czym jest upoważnienie, a czym pełnomocnictwo?
Kiedy warto sięgnąć po upoważnienie lub pełnomocnictwo?
Zarówno upoważnienie, jak i pełnomocnictwo pozwalają działać reprezentantowi w imieniu innej osoby. Dlatego przydadzą się, kiedy mocodawca nie może lub nie chce osobiście brać udziału w czynności prawnej lub dokonać określonej czynności faktycznej. Czasami sięgnięcie do upoważnienie lub pełnomocnictwo jest uzasadnione brakiem specjalistycznej wiedzy, np. w zakresie negocjacji umów, innym razem będzie podyktowane koniecznością (np. skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika w sytuacji, kiedy pojawia się przymus adwokacko-radcowski). Przyjrzyjmy się na czym polegają obie spośród wymienionych instytucji.
Jaka jest istota pełnomocnictwa?
Pełnomocnictwo zostało szczegółowo uregulowane w kodeksie cywilnym jako rodzaj przedstawicielstwa, czyli umocowania do działania w cudzym imieniu. Pod pojęciem działania rozumie się w tym przypadku przede wszystkim kompetencję do realizowania czynności prawnych, a zatem wywołujących skutek prawny, ale także faktycznych. W praktyce wyróżnia się aż pięć rodzajów pełnomocnictwa:
- pełnomocnictwo ogólne pozwala na dokonywanie wszystkich czynności w imieniu osoby reprezentowanej tak długo, jak pozostają one w granicach zwykłego zarządu;
- pełnomocnictwo szczególne obejmuje swoim zakresem konkretne czynności prawne, np. zbycie przedsiębiorstwa lub zawarcie umowy sprzedaży udziałów w spółce z o.o.;
- pełnomocnictwo rodzajowe (inaczej gatunkowe) dotyczy wszystkich czynności prawnych danego typu, np. do odbierania korespondencji. Pozwala na dokonywanie czynności przekraczających zwykły zarząd, chyba że przepisy wymagają pełnomocnictwa szczególnego;
- pełnomocnictwo procesowe obejmuje zastępstwo przed sądem;
- pełnomocnictwo handlowe (prokurę) pozwala na działanie w imieniu przedsiębiorstwa.
Na potrzeby pełnomocnictwa ogólnego czynności zwykłego zarządu należy zawsze definiować indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki danego stosunku prawnego. Na konieczność każdorazowej oceny rodzaju zarządu zwrócił uwagę m.in. Sąd Okręgowy w Szczecinie II Wydział Cywilny Odwoławczy w wyroku z dnia 25 września 2017 r., sygn. II Ca 292/17.
Pełnomocnictwo może być udzielone na czas oznaczony lub nieoznaczony, przy czym mocodawca zawsze może je odwołać, chyba że zrzekł się takiego prawa. W tym celu należy złożyć pełnomocnikowi oświadczenie woli, które zaczyna obowiązywać od chwili, kiedy pełnomocnika je otrzymał w taki sposób, że mógł zapoznać się z treścią dokumentu.
Upoważnienie można odwołać w sposób mniej sformalizowany, nawet poprzez oświadczenie ustne.
Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik jest zobowiązany zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może wprawdzie żądać pozostawienia mu odpisu dokumentu, ale fakt wygaśnięcia stosunku pełnomocnictwa powinien być wyraźnie zaznaczony na tym odpisie.
W kontekście prokury należy pamiętać, że wprawdzie ma ona bardzo szeroki zakres, ale nawet w tym przypadku niekiedy niezbędne będzie pozyskanie od mocodawcy odrębnego pełnomocnictwa (np. do zbycia przedsiębiorstwa lub oddania go do czasowego korzystania).
Na czym polega upoważnienie?
Upoważnienie w doktrynie sprowadza się do umocowania innej osoby do dokonywania czynności faktycznych, choć ta instytucja nie doczekała się definicji formalnej i funkcjonuje raczej na zasadzie zwyczaju prawnego, tzw. consuetudo.
Może obejmować np. obejrzenie lokalu przed zakupem czy odbiór zamówionych towarów z magazynu lub dokumentów z urzędu. W żadnym z tych przypadków osoba upoważniona swoim działaniem nie może powodować powstania stosunku prawnego.
W jakiej formie udziela się pełnomocnictwa, a w jakiej upoważnienia?
Należy pamiętać, że pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Rygor ad solemnitatem powoduje, że pełnomocnik dysponuje trwałym dowodem powstania więzi z mocodawcą. Jeżeli jednak do dokonania określonej czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, również pełnomocnictwo powinno być udzielone w takiej formie. Dlatego pełnomocnictwo szczególne do sprzedaży oznaczone nieruchomości powinno być udzielone w formie aktu notarialnego, a do sprzedaży udziałów spółki z o.o. w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.
Dla upoważnienia wystarczająca jest forma pisemna i to przede wszystkim dla celów dowodowych, ponieważ osoba upoważniona nie będzie w stanie zaciągnąć jakichkolwiek zobowiązań.
Co powinno zawierać pełnomocnictwo i upoważnienie?
Konstrukcja upoważnienia i pełnomocnictwa z reguły są podobne i obejmują następujące elementy:
- datę i miejsce sporządzenia upoważnienia, a przy czynnościach rozciągniętych w czasie – również czas jego obowiązywania;
- dane osobowe upoważniającego i upoważnionego lub pełnomocnika i mocodawcy;
- treść upoważnienia lub pełnomocnictwa oraz rodzaj pełnomocnictwa;
- czytelny podpis upoważniającego albo mocodawcy.
Kto może być upoważnionym a kto pełnomocnikiem?
W przypadku upoważnienia występuje duża dowolność jeśli chodzi o zakres podmiotowy. Z reguły przyjmuje się, że upoważnić do działania można dowolną osobę, np. pracownika, współmałżonka lub dziecko. W przypadku pełnomocnictwa określone przepisy mogą wprowadzać dalej idące ograniczenia.
Dobrym przykładem jest sfera prawa administracyjnego. W większości spraw administracyjnych pełnomocnikiem może być osoba fizyczna o ograniczonej zdolności do czynności prawnych (czyli wystarczającym jest, że ukończyła 13 lat). W określonych przypadkach niezbędne jest zapewnienie reprezentacji przez profesjonalnego pełnomocnika (np. na etapie wnoszenia skargi kasacyjnej do NSA od wyroku WSA).
W innych procedurach również pojawia się konieczność wynajęcia profesjonalnego pełnomocnika. W prawie karnym jest to m.in. złożenie kasacji lub złożenie apelacji od wyroku sądu okręgowego. Z kolei w postępowaniu cywilnym pomoc profesjonalnego pełnomocnika jest niezbędna m.in. złożenie skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia.
Warto pamiętać, aby przy udzielaniu pełnomocnictwa lub upoważnienia kierować się nie tylko aspektem formalnym i wymaganiami wskazanymi w przepisach, ale także zdrowym rozsądkiem i kompetencjami pełnomocnika lub upoważnionego. Ich działania wywierają skutek prawny bezpośrednio w sferze podmiotu wystawiającego dokument, dlatego warto korzystać z pomocy doświadczonych radców prawnych.