Funkcjonowanie spółki prawa handlowego kojarzy się przede wszystkim z działaniem samych wspólników lub członków zarządu. Obok nich w przedsiębiorstwach często pojawiają się również prokurenci. Kim jest prokurent i jak wygląda jego zakres uprawnień?
Na czym polega prokura?
Choć pojęcie prokury najczęściej występuje w kontekście spółek prawa handlowego, jest to instytucja, która została uregulowana w kodeksie cywilnym, a nie kodeksie spółek handlowych. W najprostszym ujęciu prokurę można zdefiniować jako pełnomocnictwo handlowe (czy też do czynności handlowych).
Zgodnie z art. 1091 k.c. prokura obejmuje umocowanie do ogółu czynności sądowych i pozasądowych, jakie wiążą się z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurenta może ustanowić każda spółka – zarówno osobowa, jak i kapitałowa, a także przedsiębiorca wpisany do CEIDG. Jedynie spółka cywilna nie może wyznaczyć prokurenta, jako że nie przysługuje jej status przedsiębiorcy.
Udzielenie prokury następuje w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem ad solemnitatem co oznacza, że jej niedochowanie pociąga za sobą konsekwencje w postaci nieważności bezwzględnej czynności.
Kto może być prokurentem?
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która wykonuje swoje obowiązki na podstawie oświadczenia o ustanowieniu prokurenta. W spółkach kapitałowych uchwałę w tym zakresie podejmuje zarząd, w spółkach osobowych (np. w spółce jawnej) – wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki.
Ustanowienie prokury wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych do powołania prokurenta niezbędna jest zgoda wszystkich członków zarząd albo wspólników uprawnionych do prowadzenia spraw spółki. Kodeksowe przepisy mogą jednak zostać zastąpione przez odmienną regulację z uwagi na swój dyspozytywny charakter.
Prokurent widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym tak jak członkowie zarządu. Jego zgłoszenie do KRS powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o jego wyznaczeniu. Do zgłoszenia należy załączyć akt powołania oraz ustanowienia (to dwie, odrębne czynności!), a także oświadczenie prokurenta zawierające zgodę na pełnienie funkcji oraz adres do doręczeń. Trzeba jednak zauważyć, że udzielenie prokury ma charakter deklaratoryjny co oznacza, że wywołuje skutek od podjęcia uchwały, a nie jej zgłoszenia.
Warto zwrócić uwagę na art. 18 k.s.h. Wprowadza on zakaz pełnienia funkcji przez prokurenta dla osób skazanych prawomocnym wyrokiem sądu karnego za określone przestępstwa wymienione w kodeksie karnym oraz kodeksie spółek handlowych skierowane przede wszystkim przeciwko:
- ochronie informacji;
- wiarygodności dokumentów;
- mieniu;
- obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;
- obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi.
Do rejestru należy zgłosić także ustanie prokury. Liberalne wymagania względem prokurenta powodują, że w zasadzie może być nim niemal każdy. W interesie przedsiębiorcy leży jednak, aby na tę funkcję powołać osobę, która legitymuje się wiedzą z zakresu przedmiotu działalności spółki.
Rodzaje prokury
Przepisy kodeksu cywilnego wyróżniają trzy rodzaje prokury. Jeżeli ma ona charakter samoistny, każdy prokurent w spółce ma prawo działać niezależnie od czynności podejmowanych przez pozostałych pełnomocników lub prokurentów. Prokura łączna właściwa wymaga, aby oświadczenie woli w imieniu spółki prokurent złożył razem z innym prokurentem. Z kolei prokura łączna niewłaściwa uprawnia do współdziałania z innym prokurentem lub członkiem zarządu (wspólnikiem reprezentującym spółkę).
Oświadczenia składane względem spółki zachowują skuteczność nawet wtedy, gdy złożono je w stosunku do chociażby jednego prokurenta.
Szczególnym rozwiązaniem jest prokura oddziałowa, w której czynności prokurenta są ograniczone do zakresu działań, jakie może podejmować oddział spółki. W kontekście prokury oddziałowej warto zwrócić uwagę na wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 13 lutego 2018 r., sygn. I SA/Rz 847/17. Sąd wskazał w uzasadnieniu, że wszelkie działania prokurenta oddziałowego wywierają skutek również w stosunku do spółki macierzystej i mogą one obejmować m.in. prawo do wnoszenia środków zaskarżenia.
Jaki jest zakres działalności prokurenta?
Co do zasady prokura obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Może to być np.:
- występowanie przed sądem powszechnym;
- złożenie wniosku o przyznanie licencji przewoźnika drogowego;
- podpisanie umowy z kontrahentem.
Zakres działań prokurenta musi znajdować wyraz „na zewnątrz” spółki. Przyjmuje się, że nie może on podejmować działań w zakresie wewnętrznego ustroju podmiotu lub stosunków korporacyjnych, np. zwołać zgromadzenie wspólników w imieniu zarządu spółki. Zakresu prokury nie można rozszerzyć lub zawęzić względem osób trzecich (jedynym wyjątkiem jest prokuratura oddziałowa).
Sam prokurent nie ma prawa do ustanowienia kolejnego prokurenta. Może jednak powołać pełnomocnika, który będzie działał w jego imieniu.
Ograniczenia w działalności prokurenta
Zakres prokury jest bardzo szeroki i – dopóki nie wynika to z przepisów szczególnych – nie może zostać ograniczony względem osób trzecich. Takie czynności zostały wymienione w art. 1093 k.c. Pełnomocnictwo szczególne jest wymagane w przypadku czynności prawnej mającej na celu:
- zbycie przedsiębiorstwa;
- oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania;
- zbycie lub obciążenie nieruchomości.
We wszystkich tych przypadkach pełnomocnictwo powinno czynić zadość formie szczególnej. Dla przykładu zbycie lub dzierżawa przedsiębiorstwa powinny czynić zadość formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (albo aktu notarialnego, jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość).
Odwołanie i wygaśnięcie prokury
O ile do powołania prokurenta niezbędne jest współdziałanie członków zarządu, w dowolnej chwili odwołać może go każdy z członków zarządu lub wspólnik mający prawo do prowadzenia spraw spółki. W prostej spółce akcyjnej to uprawnienie przysługuje też każdemu z dyrektorów. Umowa spółki może przewidywać odmienne wymagania co do kworum. Odwołanie następuje z momentem, kiedy dana osoba otrzymała oświadczenie o odwołaniu jej z pełnionej funkcji w taki sposób, że mogła się z nim zapoznać. Z kolei wygaśnięcie prokury wymaga zajścia określonego zdarzenia:
- wykreślenia przedsiębiorcy z właściwego rejestru;
- otwarcia postępowania sanacyjnego;
- ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji lub przekształcenia przedsiębiorcy;
- śmierci prokurenta;
- ustanowienie kuratora dla osoby prawnej na mocy przepisów kodeksu cywilnego.
Wygaśnięcie prokury będzie też spowodowane przez utratę pełnej zdolności do czynności prawnych przez prokurenta (np. poprzez częściowe ubezwłasnowolnienie), prawomocne skazanie za jedno z przestępstw wymienionych w art. 18 k.s.h. oraz rezygnację z pełnionej funkcji.
Jak wygląda odpowiedzialność prokurenta?
Kodeks spółek handlowych nie odnosi się w żaden sposób do odpowiedzialności prokurenta, ale jego pozycji nie można porównywać ze statusem wspólnika lub członka organu spółki. W szczególności nie można utożsamiać jej z odpowiedzialnością członków zarządu w sp. z o.o., komplementariuszy w spółce komandytowej, czy wspólników w spółce jawnej. Należy zwłaszcza podkreślić, że prokurent nigdy nie odpowiada za długi spółki. Nie można przypisać mu też odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki (np. w przedmiocie CIT lub VAT), jak i za niezłożenie wniosku o wszczęcie postępowania upadłościowego.
Tak długo, jak działa on w granicach i na podstawie udzielonej prokury, jego odpowiedzialność w ogóle nie występuje. Co jednak w sytuacji, kiedy te granice przekracza?
W takim przypadku odpowiedzialność względem przedsiębiorcy powstaje, ale na zasadach ogólnych, czyli 415 k.c. Niezbędne będzie więc wykazanie przez powoda następujących przesłanek:
- winy prokurenta;
- szkody po stronie przedsiębiorcy;
- związku przyczynowego między winą a szkodą.
Odpowiedzialność prokurenta obejmuje zarówno poniesione szkody, jak i utracone korzyści (np. związane z zerwaniem negocjacji).
Ustanowienie prokurenta warto rozważyć, jeżeli spółka potrzebuje, aby na miejscu przebywała osoba decyzyjna, a członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji przedsiębiorstwa często wyjeżdżają w sprawach biznesowych. Dzięki temu firma może nadal funkcjonować i rozwijać się prawidłowo. Dla członków zarządu prokura jest też istotnym ułatwieniem, ponieważ nie muszą oni realizować wszystkich czynności samodzielnie. Prokurentowi można zlecić np. obsługę postępowań sądowych, podpisywanie umów w imieniu spółki, czy prowadzenie negocjacji.
Kancelaria Linke Kulicki świadczy kompleksową obsługę korporacyjną przedsiębiorców. Doradzamy naszym klientom w zakresie ustanowienia i odwołania prokury, realizacji obowiązków przez prokurenta, a także egzekwowania odpowiedzialności.