Blog prawniczy

Badania przeprowadzone przez Polski Instytut Ekonomiczny w grudniu 2023 roku wykazały, że zdalną lub hybrydową formę pracy wprowadziło aż 33% przedsiębiorstw działających na terenie kraju. Firmy, które decydują się na takie rozwiązanie powinny pamiętać o wprowadzeniu regulaminu pracy zdalnej. Jakie informacje powinny znaleźć się w takim dokumencie i czy rzeczywiście zawsze musi on powstać?

Na czym polega praca zdalna?

Ustawodawca w art. 67¹⁸ k.p. definiuje pracę zdalną jako wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się a odległość. Definicja na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, ale wynika z niej kilka istotnych konkluzji.

Przede wszystkim pracownik może wykonywać swoje obowiązki całkowicie w sposób zdalny lub w sposób hybrydowy (częściowo z biura, częściowo z domu lub innego miejsca). Za każdym razem powinien jednak poinformować pracodawcę o miejscu, gdzie będzie świadczył swoje obowiązki służbowe. Warto jednocześnie wskazać, że kodeks pracy wyodrębnia pracę zdalną okazjonalną, kiedy to o wyborze dni pracy poza siedzibą biura decyduje pracownik. Ustalenia dotyczące pracy zdalnej mogą zapaść w momencie podpisywania umowy o pracę, ale też na późniejszym etapie.

W jaki sposób w firmie może zostać zastosowana praca zdalna?

Praca zdalna może być wprowadzona na jeden z kilku sposobów. Zasadą powinno być określenie regulaminu pracy zdalnej. Jego treść ustala się:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
• jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Jeżeli nie zawarto porozumienia, ani nie ustalono regulaminu, pracownik może być skierowany również na mocy indywidualnego porozumienia między pracownikiem a pracodawcą albo polecenia wykonywania pracy zdalnej. Jak się więc okazuje, regulamin pracy zdalnej nie musi się pojawić, aby pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki z domu. Nie zawsze też pracodawcy będą zainteresowani wdrażaniem takiego rozwiązania, ograniczając się do pracy zdalnej okazjonalnej jako swego rodzaju benefitu dla osób zatrudnionych.

Jakie elementy powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?

Zakładając, że pracodawca zdecydował się na uchwalenie regulaminu pracy zdalnej, powinien pamiętać, aby zamieścić w nim określone postanowienia. Ustawodawca wskazał wymagane prawem elementy w art. 67²⁰ §6 k.p., choć trzeba mieć na względzie, że są to jedynie elementy obligatoryjne. W wielu przypadkach zasadne będzie uzupełnienie kodeksowej listy o postanowienia fakultatywne, dopasowane do specyfiki danej działalności gospodarczej. Co zatem powinno znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej?

• grupa lub grupy pracowników objętych pracą zdalną – nie zawsze i nie wszyscy pracownicy będą mogli skorzystać z pracy zdalnej, dlatego pracodawca powinien przyjrzeć się zakresowi obowiązków osób zatrudnionych, niemniej jednak treść regulaminu nie powinna prowadzić do dyskryminacji żadnego z pracowników;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Obejmują one materiały, narzędzia, urządzenia, ale także wydatki na instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy oraz koszty energii elektrycznej i świadczenia usług telekomunikacyjnych przez dostawcę;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Może to być np. telefon przełożonego co pewien czas, konieczność zalogowania się do software’u firmowego czy wykorzystanie oprogramowania do monitorowania wykorzystania czasu pracy przez pracowników, jak Toggl, Clockify lub Harvest;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obejmują sposoby monitorowania przez pracodawcę, czy pracownik przestrzega zasad BHP. W praktyce przy pracy zdalnej jest to w zasadzie niemożliwe do wyegzekwowania;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – obejmują procedury takie, jak np. szyfrowanie danych, ich anonimizacja, korzystanie z VPN oraz inne metody mające na celu zapewnienie ochrony firmowych danych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Mogą obejmować np. wdrożenia masowe oprogramowania, zarządzanie zasadami grup dla określonych departamentów w firmie. W praktyce nie ma przeszkód, aby całe oprogramowanie przekazane pracownikowi aktualizować zdalnie.

Oczywiście w momencie kierowania osoby zatrudnionej na pracę zdalną strony stosunku pracy powinny zadbać o podpisanie protokołu zdawczego, który obejmuje listę składników majątku firmowego oddanych do użytkowania, ich stan, a także warunki zwrotu.

Jeśli chodzi o fakultatywne postanowienia regulaminu, wśród nich można wskazać np. rozkład dni pracy hybrydowej czy sposób zgłaszania przez pracownika chęci przejścia na pracę zdalną.

Warto pamiętać, że na pracodawcy spoczywa również obowiązek przeszkolenia pracowników w zakresie pracy zdalnej oraz udzielenia im niezbędnej pomocy. Warto z wyprzedzeniem pomyśleć o stworzeniu cyklu szkoleń, które rozwieją ewentualne wątpliwości i usprawnią wdrożenie pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej – Kancelaria Linke Kulicki

Okres pandemii pokazał, że w wielu firmach istnieje możliwość przejścia na pracę zdalną, z czego znaczna część pracodawców korzysta po dziś dzień. Rozważając wdrożenie takiego trybu wykonywania obowiązków przez osoby zatrudnione firmy powinny skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, która opracuje niezbędną dokumentację.

Kancelaria Linke Kulicki od lat specjalizuje się w zakresie obsługi prawnej firm w przedmiocie prawa pracy, ale także obszarach IT i nowych technologii. Nasi specjaliści opracują regulamin pracy zdalnej dopasowany do potrzeb klienta oraz przygotują niezbędne formularze i oświadczenia. W razie potrzeby zajmiemy się przeszkoleniem pracowników w zakresie świadczenia obowiązków na pracy zdalnej, analizą umów pracowniczych pod kątem zasadności wdrożenia tego typu rozwiązań oraz wypracowaniem kompromisowych rozwiązań w zakresie rozliczeń nakładów na pracę zdalną.