Zakładając spółkę prawa handlowego, wśród wielu różnych informacji, należy podać także jej siedzibę i adres. Potrzeba zmiany tych danych zwykle jest związana z rozwojem gospodarczym danego podmiotu i zwiększającymi się wymaganiami, jeżeli chodzi o dostępną przestrzeń magazynową, produkcyjną lub prestiż. Wyjaśniamy, czym z formalnego punktu widzenia różni się siedziba spółki od jej adresu i jak je zmienić?
Adres a siedziba spółki. To samo czy co innego?
Już na wstępie należy zaznaczyć, że siedziba i adres spółki to dwa, zupełnie odmienne od siebie pojęcia, choć może się wydawać, że dopuszczalne jest używanie ich zamiennie. Siedziba spółki to konkretna miejscowość, np. Warszawa lub Poznań. Z kolei adres spółki to konkretna lokalizacja podmiotu w danej miejscowości, np. ulica Szpitalna 27. Zmiana siedziby zawsze oznacza przeniesienie spółki do innej miejscowości, ale zmiana adresu już niekoniecznie.
Dlaczego różnica między tymi pojęciami jest istotna? Warto chociażby wskazać na art. 234 k.s.h., który stanowi, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki z o.o., jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W praktyce oznacza to, że tak długo, jak siedziba podmiotu znajduje się np. w Warszawie, to niezależnie od zmiany adresu zwołane zgromadzenie będzie mogło obradować zgodnie z prawem.
Z kolei art. 126 §2 pkt 1 k.p.c. przewiduje, że pismo procesowe będące pierwszym pismem w sprawie powinno zawierać oznaczenia miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron, ponieważ to na konkretny adres (a nie siedzibę) jest dokonywane doręczenie.
Jak zmienić siedzibę spółki?
Zmiana siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest dosyć skomplikowanym procesem, ponieważ zgodnie z art. 157 §1 pkt 1 k.s.h. siedziba stanowi obligatoryjny element umowy każdej spółki z o.o. bez którego podania niemożliwa jest rejestracja podmiotu. Każda zmiana siedziby pociąga więc za sobą konieczność zmiany umowy spółki.
Zmiana umowy wymaga uruchomienia procedury, o której mowa w art. 255 k.s.h., czyli podjęcia uchwały przez wspólników oraz zgłoszenia jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Uchwała o zmianie umowy powinna znaleźć się w protokole sporządzonym przez notariusza. Zgłoszenia do KRS dokonuje zarząd spółki według zasad reprezentacji przyjętych w umowie wskazując jednocześnie, że zmianie uległa siedziba spółki. Zmiana powinna być nie tylko zarejestrowana w KRS, ale też ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 246 k.s.h. uchwała o zmianie umowy spółki z o.o. wymaga zachowania kwalifikowanej większości 2/3 głosów, chyba że umowa wprowadza w tym zakresie surowsze warunki.
Niestety cały proces zmiany może potrwać dosyć długo, ponieważ nowa siedziba spółki stanie się „oficjalna” dopiero z momentem jej ujawnienia przez KRS. Co do zasady spółka musi już na samym początku ponieść koszty obsługi notarialnej.
Nieco łatwiej wygląda zmiana siedziby dla spółki założonej w S24. Zgodnie z art. 255 §4 k.s.h. umowa spółki zawartej z wykorzystaniem wzorca może być zmieniona również z wykorzystaniem tego wzorca. Uchwała podjęta w tym zakresie jest równoznaczna z uchwałą zaprotokołowaną notarialnie.
Wykorzystywanie wzorca ma jednak istotne wady, ponieważ wspólnicy mają mocno ograniczone możliwości modyfikacji poszczególnych klauzul umownych. W praktyce S-24 sprawdza się wyłącznie w przypadku „modelowych” spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które nie przewiduje m.in. dopłat, aportów czy zmiany limitów wysokości zobowiązań dla których wymagane jest podjęcie uchwały.
Jak zmienić adres spółki?
Zmiana adresu spółki jest nieco łatwiejsza niż zmiana jej siedziby. Wynika to z faktu, że o ile siedziba jest elementem umowy spółki, jej adres nie musi (a nawet nie powinien) trafić do umowy. W przeciwnym razie każda zmiana lokalu będzie pociągała za sobą konieczność zmiany umowy spółki. Adres należy jednak wskazać na zgłoszeniu do sądu rejestrowego stosownie do art. 166 §1 pkt 1 k.s.h. Nadal więc organ rejestrowy otrzymuje informację o adresie pod jakim działa spółka, więc należy go aktualizować.
Konieczność aktualizacji wynika z art. 38 pkt. 1 lit c w zw. z art. 47 ust. 1 ustawy o KRS. Przepisy te wskazują na obowiązek zgłaszania danych (w tym adresu spółki), a także ich zmiany.
Aby odpowiedzieć na pytanie, czy do zmiany adresu spółki niezbędne będzie podjęcie uchwały przez zarząd należy w pierwszej kolejności ustalić charakter takiej czynności. Gdyby uznać, że ma ona charakter czynności zwykłego zarządu, może ją podjąć każdy członek zarządu samodzielnie. Dla czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu niezbędne będzie podjęcie uchwały. W doktrynie dominuje pogląd, zgodnie z którym zmiana adresu spółki powinna być uznana za przekraczająca zwykły zarząd, ponieważ pod danym adresem przechowywane jest zwykle teczki pracownicze czy księgi rachunkowe, czyli dokumenty o niezwykle doniosłym znaczeniu.
Aby dokonać zmiany adresu spółki należy złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych wygenerowany online formularz zawierający wniosek o wpis zmiany, a także uchwałę zarządu spółki. W przypadku powierzenia sprawy profesjonalnemu pełnomocnikowi niezbędne będzie dołączenie pełnomocnictwa wraz z opłatą skarbową. Zarząd działający samodzielnie ma obowiązek przesłać do sądu rejestrowego również papierową uchwałę o zmianie adresu spółki. Dla spółek zakładanych przez S-24 wystarczające będzie wprowadzenie zmiany w tym systemie.
Wniosek kierowany do KRS w celu zmiany wpisu podlega opłacie, której wysokość jest uzależniona od platformy, z której korzysta zgłaszający:
- dla wniosków wypełnianych na Platformie Rejestrów Sądowych opłata wynosi 250 zł za wpis do KRS oraz 100 zł za publikację w MSiG;
- w przypadku wypełniania wniosku za pośrednictwem S24 opłata wynosi 200 zł za wpis oraz 100 zł za publikację w MSiG.
Niezależnie od zgłoszenia zmiany do KRS adres spółki należy zaktualizować w urzędzie skarbowym, korzystając z formularza zawierającego dane uzupełniające, NIP-8. Jeżeli wraz z adresem zmienia się właściwość urzędu skarbowego, to dodatkowo warto pamiętać o zgłoszeniu zmiany do rejestru VAT.
Sama treść uchwały nie jest przesadnie skomplikowana i sprowadza się do podania:
- numeru aktu i daty jego podjęcia;
- zidentyfikowania osób, które podjęły uchwałę;
- wskazania starego oraz nowego adresu spółki.
W jakim terminie zgłosić zmianę siedziby spółki z o.o.?
Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Zaniechanie realizacji obowiązku aktualizacji danych w ustawowym terminie uprawnia sąd rejestrowy do wszczęcia postępowania przymuszającego, o którym mowa w art. 4 ustawy o KRS. Ustawodawca wprowadził możliwość nakładania na przedsiębiorcę grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Taka grzywna może być konsekwentnie ponawiana.
Warto zdawać sobie sprawę, że wprawdzie ustawa o KRS nakazuje dokonanie wpisu przez sąd w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku, ale w praktyce termin bywa znacznie dłuższy, nawet miesiąc i więcej. W rezultacie przedsiębiorcy trudno jest zgrać rzeczywisty termin przeprowadzki ze zmianą w KRS. Oczywiście można złożyć wniosek z prośbą o przyspieszenie wpisu lub dokonanie go na określony dzień, ale nie jest on dla sądu wiążący. Aby uniknąć komplikacji związanych z nieodebraniem korespondencji, warto z wyprzedzeniem poinformować kontrahentów, a także ewentualne strony postępowań sądowych o zmianie.
Spółka, która planuje zmianę siedziby lub adresu, powinna rozważyć skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej. Z pomocą doświadczonego pełnomocnika całą procedurę uda zrealizować się możliwie szybko, bez negatywnego wpływu na produktywność zakładu.