Blog prawniczy

Sprawozdanie finansowe jest podstawowym dokumentem, odzwierciedlającym wyniki finansowe oraz standing przedsiębiorstwa.

Aby móc w ogóle określać wygenerowany dokument jako sprawozdanie finansowe, musi on zostać podpisany przez zobowiązane do tego osoby. Zgodnie z art. 3 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości do takich podmiotów należy kierownik jednostki (w przypadku spółek – z reguły zarząd lub ogół wspólników prowadzących sprawy spółki). Nadto, do podpisania sprawozdania zobowiązany jest księgowy, o ile w ramach danej organizacji powierzono mu (jej) prowadzenie ksiąg rachunkowych. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym stanowi potwierdzenie, iż dokument ten spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości oraz innych właściwych przepisach prawa (art. 52 ust. 2a tej ustawy).

Oczywistym jest, że na sprawozdanie finansowe składają się z reguły trzy główne elementy: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. W zależności od przyjętej metodyki sporządzania lub w zależności od formy prawnej jednostki, dla której sprawozdanie jest sporządzane, struktura i zakres treściowy sprawozdania finansowego bywa zróżnicowany. Nie dla każdego jednak oczywistym jest, że w pewnych przypadkach osoby odpowiedzialne za sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego mogą odmówić jego podpisania.

Aby odmowa podpisania sprawozdania była skuteczna i w pełni zabezpieczała interesy organizacji oraz osób odmawiających podpisu, należy sporządzić ją w formie elektronicznej oraz na piśmie przy zachowaniu terminów właściwych dla sporządzania sprawozdania finansowego przez daną jednostkę organizacyjną. Pisemna odmowa powinna zawierać uzasadnienie oraz powinna zostać dołączona do sprawozdania.

Najczęściej spotykane przypadki odmowy podpisania sprawozdania finansowego przez księgowego wynikają w istocie z przytoczonego powyżej art. 52 ust. 2a ustawy o rachunkowości: odmawiając podpisu księgowość z reguły odmawia tym samym złożenia niosącego odpowiedzialność oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wszelkie wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości oraz innych właściwych przepisach.

Odmowa podpisania sprawozdania finansowego dotyczy zatem najczęściej przypadków, w których:

1. w środku roku obrotowego (lub po jego zakończeniu a przed sporządzeniem sprawozdania finansowego) dochodzi do zmiany biura rachunkowego prowadzącego księgi spółki; możliwym jest by wówczas nowy księgowy uchylał się od brania odpowiedzialności za księgi spółki prowadzone przez jego poprzednika;
2. z uwagi na nagłą nieobecność księgowej (wypadki losowe, dłuższa nieobecność, przerwa wywołana kwestiami zdrowotnymi) nowa osoba wyznaczona do prowadzenia ksiąg nie ma dostatecznej ilości czasu na zapoznanie się (a tym bardziej) weryfikację kompletności i rzetelności zapisów księgowych;
3. kwestie techniczne uniemożliwiają prawidłowe zorganizowanie podpisów pod dokumentem (np. awaria serwera, utrata fizycznego dostępu do części danych które pozwalałyby na upewnienie się co do rzetelności i kompletności tworzonego sprawozdania finansowego; problemy techniczne z terminowym złożeniem podpisu elektronicznego na dokumencie);
4. wskutek różnego rodzaju zaniedbań lub różnic zdań co do sposobu prowadzenia księgowości w obrębie organizacji, księgowy odmawia pozytywnej weryfikacji sprawozdania i stwierdza jego niezgodność z przepisami lub przyjętymi regułami (np. polityką rachunkowości – por. art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Pisemna odmowa podpisu powinna być traktowana jako dokument równie istotny co samo sprawozdanie finansowe. Zgodnie z art. 69 ust. 3a. ustawy o rachunkowości pisemna odmowa podpisania sprawozdania składana jest do sądu rejestrowego razem ze sprawozdaniem finansowym. Nadto, w świetle art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, oświadczenia w przedmiocie odmowy podpisu podlegają archiwizacji i przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe (długość okresu zbieżna jak dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych).

Prawo do odmowy podpisania sprawozdania finansowego jest z pewnością ważnym narzędziem w ręku księgowości i osób decyzyjnych w spółce, umożliwia bowiem na procedowanie niezbędnej dokumentacji finansowej z zachowaniem terminów wynikających z przepisów prawa. Zarazem pozwala na uzyskanie pewnego stopnia ochrony przed odpowiedzialnością z tytułu potencjalnych nieprawidłowości mogących towarzyszyć tworzeniu i publikowaniu tego typu sprawozdań.