Prawidłowość funkcjonowania fundacji rodzinnej powinna być cyklicznie weryfikowana przez niezależnych audytorów, którzy sprawdzają zgodność z prawem realizacji obowiązków ciążących na osobie prawnej. Kto może przeprowadzić audyt fundacji rodzinnej i na czym dokładnie on polega?
Na czym polega audyt fundacji rodzinnej?
Ustawa o fundacji rodzinnej w art. 77 ust. 1 stanowi, że audyt fundacji rodzinnej ma obejmować zarządzanie aktywami podmiotu, zaciąganie i spełnianie zobowiązań, w tym zobowiązań publicznoprawnych. Jest on przeprowadzany pod kątem prawidłowości, rzetelności oraz zgodności z prawem, celem oraz dokumentami fundacji rodzinnej.
Ustawodawca zakreślić pole audytu bardzo szeroko, w praktyce obejmuje on wszystkie aspekty funkcjonowania osoby prawnej i to zarówno w aspekcie wewnętrznym (np. spełniania zobowiązań na rzecz beneficjentów), jak i zewnętrznym (np. składanie deklaracji podatkowych i płacenie podatków przez fundację rodzinną). Jest czymś znacznie szerszym niż jedynie badanie rachunkowości!
Kto przeprowadza audyt fundacji rodzinnej?
Stosownie do brzmienia art. 77 ustawy o fundacji rodzinnej audyt jest realizowany przez firmę audytorską albo zespół audytorów. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku wyboru składu osobowego na cele audytu dokonuje zgromadzenie beneficjentów w drodze uchwały. Skład ilościowy tego organu może być bardzo zróżnicowany i powinien zostać precyzyjnie określony w statucie fundacji rodzinnej. Fundacja rodzinna musi funkcjonować z przynajmniej jednym beneficjentem.
Skład zespołu audytorskiego nie może być przykładowy. Powinien obejmować:
Łatwo zauważyć, że każdy z tych specjalistów jest odpowiedzialny za ocenę nieco innego aspektu funkcjonowania fundacji rodzinnej. Biegły rewident weryfikuje księgi rachunkowe. Doradca podatkowy skupia się na ocenie prawidłowości rozliczania świadczeń publicznoprawnych (podatki CIT, PIT, VAT, zaliczki na podatek dochodowy). Z kolei adwokat lub radca prawny ocenia zgodność funkcjonowania podmiotu z przepisami pod kątem formalnoprawnym. Zwraca uwagę na aspekt cywilny i gospodarczy funkcjonowania osoby prawnej, a także treść statutu i jego zgodność z wymaganiami ustawowymi.
Warto podkreślić, że choć fundacje rodzinne są zobowiązane do składania sprawozdań finansowych w myśl przepisów ustawy o rachunkowości (zarówno do szefa KAS, jak i Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim) firma audytorska wybrana do zbadania tego sprawozdania nie musi być tą samą, która realizuje cykliczny audyt. W tym zakresie decyzje również podejmuje zgromadzenie beneficjentów.
Jakie wymagania muszą spełniać audytorzy fundacji rodzinnej?
Wybranie składu osobowego na potrzeby audytu pod kątem kwalifikacji to jeszcze nie wszystko. Obowiązujące przepisy wprowadzają również szereg wymagań względem samych audytorów. W takim gremium może zasiadać wyłącznie osoba, która:
- jest niezależna od danej fundacji rodzinnej; wyklucza to np. beneficjenta, który regularnie otrzymuje świadczenia na podstawie statutu;
- nie brała i nie bierze udziału w procesie podejmowania decyzji przez fundację rodzinną, np. członek zarządu;
- nie świadczyła i nie świadczy czynności rewizji finansowej lub doradztwa na rzecz fundacji rodzinnej, np. biuro rachunkowe z którym fundacja rodzinna ma podpisaną umowę o stałą obsługę z zakresie rachunkowości.
Ustawodawca nie wprowadza żadnych ram czasowych dla ograniczeń, można więc przypuszczać, że utrata statusu beneficjenta czy rezygnacja z członkostwa w organach osoby prawnej nie powoduje zniesienia ograniczenia. Takie wymagania mają zapewnić bezstronność i rzetelność w wykonywaniu obowiązków audytorskich.
Jak często należy przeprowadzać audyt fundacji rodzinnej?
Dla częstotliwości audytu ustawa o fundacji rodzinnej przewiduje dwa terminy. Co do zasady zastosowanie znajdzie ten dłuższy, który nakazuje badanie funkcjonowania osoby prawnej co najmniej raz na 4 lata. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby badanie przeprowadzać częściej, jeżeli wymaga tego np. specyfika prowadzonej przez fundację działalności gospodarczej.
W sytuacji kiedy sprawozdanie finansowe podlega badaniu biegłego rewidenta, audyt należy przeprowadzić corocznie. Powinien on zostać zakończony przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Z kolei sprawozdanie finansowe zatwierdza się w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Należy pamiętać, że audyt i badanie oraz składanie sprawozdania finansowego to dwa, zupełnie odrębne zadania.
Kiedy wymagane jest coroczne przeprowadzanie audytu? Zgodnie z ustawą o rachunkowości badanie biegłego rewidenta jest wymagane, jeżeli fundacja rodzinna w poprzednim roku obrotowym spełniła co najmniej dwa z poniższych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość co najmniej 2,5 milionów euro;
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość co najmniej 5 milionów euro.
W praktyce z reguły spełnione będą dwa ostatnie warunki, pierwszy zaś – sporadycznie.
Zwiększona częstotliwość audytu ma na celu zabezpieczenie interesów beneficjentów, ale także zagwarantowanie, że fundacja rodzinna funkcjonuje zgodnie z założeniami pomimo złożonej struktury czy znacznego stopnia skomplikowania biznesu. Coroczne badanie fundacji rodzinnej może mieć uzasadnienie np. w sytuacji oddania zarządu nad osobą prawną zewnętrznemu podmiotowi. Warto wtedy wręcz, aby fundator rozważył wprowadzenie takiego zastrzeżenia w statucie.
Jakie są uprawnienia audytorów w fundacji rodzinnej?
Aby audytorzy mogli analizować sytuację fundacji rodzinnej, potrzebują dostępu do dokumentacji osoby prawnej. To uprawnienie gwarantuje im art. 80 ustawy, zgodnie z którym zarówno firma audytorska, jak i każdy członek zespołu audytorów mają prawo żądania od zarządu dokumentów fundacji rodzinnej, w tym aktualnej listy beneficjentów. Odmowa udostępnienia dokumentacji uprawnia do podjęcia działań na drodze formalnoprawnej.
Jak kończy się audyt fundacji rodzinnej?
Po zakończeniu audytu osoby, które go przeprowadzają przygotowują raport. Jest on przekazywany zarządowi, który ma obowiązek przedstawić go na najbliższym posiedzeniu radzie nadzorczej – a jeżeli nie została ona powołana – zgromadzeniu beneficjentów.
Raport ma na celu zasygnalizowanie nieprawidłowości dostrzeżonych w toku działań audytorskich, a także wskazanie konkretnych i praktycznych wskazówek, jak takie błędy można usunąć. Ważne jest, aby został on sporządzony zrozumiałym językiem i odnosił się do specyfiki konkretnej fundacji rodzinnej.
Audyt to dobry czas, aby zgromadzenie beneficjentów mogło zweryfikować działanie pozostałych organów fundacji. Dlatego beneficjenci powinni przygotować z wyprzedzeniem listę zagadnień, o których zbadanie zwrócą się do audytorów. Mogą one dotyczyć np. realizacji celów fundacji czy oceny prawidłowości kierunków inwestowania.
Dlaczego audyt fundacji rodzinnej jest ważny?
To, w jaki sposób będzie funkcjonowała fundacja, w dużej mierze jest ustalane już na etapie jej zakładania. Treść statutu, określenie celów fundacji czy zakresu uprawnień i wzajemnych relacji istniejących między organami osoby prawnej przełoży się na efektywność jej działań w przyszłości, ale także zgodność tych działań z obowiązującymi przepisami.
Cykliczny audyt pozwala na stworzenie mechanizmu efektywnego zarządzania i stanowi narzędzie, które członkowie rodziny mogą wykorzystać, aby zabezpieczyć i chronić swoją pozycję.
Chcesz mieć pewność, że założona przez Ciebie fundacja rodzinna funkcjonuje nie tylko efektywnie, ale również zgodnie z prawem? Kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksowe wsparcie z zakresu przeprowadzania audytu. Nasi specjaliści przeanalizują dokumentację podmiotu oraz ocenią realizowane przez osobę prawną działania w kontekście obowiązujących przepisów. Zlecając nam audyt fundacji rodzinnej zyskujesz pewność fachowej pomocy i bezpieczeństwo!