Kluczowym elementem procesu zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest przygotowanie jej umowy. To podstawowy akt organiczny regulujący zasady funkcjonowania osoby prawnej, prawa i obowiązki wspólników oraz relacje między organami spółki. Kiedy zmienia się otoczenie spółki lub jej skład osobowy, niezbędna może okazać się jednak zmiana umowy spółki. Jak przeprowadzić taką zmianę krok po kroku?
Jakie elementy musi zawierać spółka z o.o.?
Podstawowe elementy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zostały wymienione w art. 157 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem umowa powinna określać:
- firmę i siedzibę spółki;
- przedmiot działalności spółki;
- wysokość kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Oczywiście jest to tylko minimalny zakres postanowień. Można wprowadzić w umowie element fakultatywne, które w przeciwnym razie będą uważane za niezastrzeżone. Mogą to być np. postanowienia dotyczące dopłat, umorzenia udziałów, czy indywidualnych uprawnień przyznanym wspólnikom. Aby uniknąć potrzeby częstej – czasochłonnej i kosztownej – zmiany umowy, warto zlecić jej sporządzenie kancelarii prawnej już na samym początku projektowania biznesu.
Warto wspomnieć, że nie zawsze w umowie spółki powinno znaleźć się jak najwięcej informacji. Doskonałym przykładem danych, bez których podania podmiot jest w stanie funkcjonować w obrocie, są imiona i nazwiska członków zarządu. Wprowadzenie ich do umowy spowoduje, że nawet wymiana jednej osoby w składzie organu spowoduje konieczność zmiany dokumentu. W takiej sytuacji znacznie lepszym pomysłem jest po prostu zapisanie w umowie wymagań co do liczebności i kwalifikacji członków organu.
Jak zmienić umowę spółki z o.o.?
Poprzez zmianę umowy spółki rozumie się każdą ingerencję w jej treść. Będą to więc nie tylko zupełnie nowe fragmenty, ale też dodanie kolejnego wspólnika, usunięcie passusu, a nawet drobne korekty, które nie wnoszą żadnych, merytorycznych zmian.
Zmiana umowy spółki wymaga zwołania zgromadzenia wspólników. Może być to:
- zgromadzenie zwołane w celu zmiany umowy;
- zgromadzenie zwołane w innym celu, np. zatwierdzenia absolutorium;
- zgromadzenie niezwołane formalnie.
Poza pierwszym przypadkiem wymaga się, aby w obradach brali udział wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy pod warunkiem, że nie zgłosili oni sprzeciwu co do proponowanej zmiany umowy.
Umowę spółki zgłaszanej przez PRS można zmienić wyłącznie w tym systemie, korzystając z usług notariusza. Jeśli jednak wspólnicy rejestrowali podmiot przez system teleinformatyczny S24, mogą zmienić umowę również przez S24, choć wyłącznie w zakresie przewidzianym w odpowiednim rozporządzeniu. Nie daje to pełnej swobody działania. Z kolei zmiana umowy spółki S24 przeprowadzona notarialnie wprawdzie daje możliwość dowolnej modyfikacji aktu założycielskiego w granicach prawa, ale powoduje, że wszystkie kolejne zmiany muszą być dokonywanie także notarialnie.
Jakiej większości głosów wymaga zmiana umowy spółki z o.o.?
Zmiana umowy spółki uważana jest za poważną modyfikację zasad funkcjonowania podmiotu, dlatego ustawodawca wprowadza surowe wymagania w zakresie kworum. Stosownie do brzmienia art. 246 k.s.h. zmiana umowy spółki wymaga większości 2/3 głosów, jeżeli zaś dotyczy istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki – ¾ głosów. W treści umowy można wprowadzić wymagania dalej idące niż kodeksowe. W praktyce stosunkowo łatwo można „storpedować” próbę zmiany umowy spółki, wprowadzając do niej postanowienie, że każda zmiana wymaga jednomyślności lub zgody wspólników reprezentujących minimum 90% kapitału zakładowego w sytuacji, kiedy jeden ze wspólników ma np. 15 lub 20% udziałów.
W przypadku zmiany umowy, które poszerzają lub uszczuplają prawa przyznane osobiście, niezbędna jest zgoda wszystkich wspólników, których dotyczy.
Wśród wspólników często wątpliwości budzi kwestia tego, kiedy zmiana przedmiotu działalności spółki może zostać uznana za istotną? Przyjmuje się, że taką będzie np. całkowita zmiana przedmiotu działalności (np. z produkcji spożywczej na wytwarzanie zabawek), jak również znaczące jego rozszerzenie w sytuacji, kiedy wcześniej spółka działała wyłącznie na wąskim polu. Wspólnicy nie mogą jednak zdefiniować pojęcia istotnej zmiany w umowie spółki, ani przegłosować tego, że zmiana jest lub nie jest istotna.
Aby zmiana umowy spółki zaczęła obowiązywać, niewystarczające jest podjęcie uchwały. Trzeba jeszcze zgłosić ją do KRS w ustawowym terminie 6 miesięcy (dla spółek zakładanych metodą tradycyjną przez PRS) albo 7 dni (dla spółek zakładanych przez system S24). Dochowanie terminu jest bardzo ważne, ponieważ pominięcie go skutkuje utratą ważności uchwały.
Do zgłoszenia należy załączyć jednolity tekst umowy spółki (po zmianach) podpisany przez członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji. Oprócz umowy spółki załącza się numer uchwały z systemu CREWAN. Jest on w posiadaniu notariusza, który protokołował zmianę umowy.
Sprawdź również: Ile kosztuje założenie i prowadzenie spółki z o.o.?
Ile kosztuje zmiana umowy spółki z o.o.?
Decydując się na zmianę umowy spółki, trzeba liczyć się z kosztami takiej operacji. Bazowa opłata wynosi 250 zł (lub 200 w przypadku zmian przez S24) oraz kolejne 100 zł za wpis zmiany do MSiG. Dodatkowo może pojawić się konieczność odprowadzenia podatku PCC w sytuacji, kiedy zmiana wiąże się z podwyższeniem kapitału zakładowego.
Umowa spółki, która już w momencie rejestracji jest dopasowana do potrzeb wspólników, pozwala na stabilne prowadzenie biznesu i zminimalizowanie ryzyka sporów korporacyjnych. Jeśli planujesz założenie spółki z o.o. lub chcesz dopasować kształt podmiotu do nowych warunków gospodarczych, możemy Ci pomóc!
Kancelaria Linke Kulicki specjalizuje się w zakładaniu i bieżącej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych. Nasi prawnicy doradzą, jakie postanowienia powinny znaleźć się w treści umowy, a razie potrzeby przeprowadzą jej zmianę.