Podmioty zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (dalej ustawa AML) muszą zaprojektować i wdrożyć procedurę określaną jako KYC (ang. Know You Customer), inaczej znaną jako Poznaj Swojego Klienta, czyli PSK. Jaka jest relacja KYC do AML i w jaki sposób prawidłowo wdrożyć KYC w swojej firmie?
Kto musi stosować procedurę KYC?
Procedura KYC jest obowiązkowa dla wszystkich firm, które uzyskały status instytucji obowiązanej w rozumieniu przepisów ustawy AML. Jest to obszerny – i co pewien czas aktualizowany – katalog podmiotów w którym znalazły się m.in.:
Warto pamiętać, że jedyne kryterium przy ustalaniu czy przedsiębiorca jest instytucją obowiązaną stanowi profil działalności. Jej skala nie ma żadnego znaczenia. Aby znaleźć odpowiedź na pytanie czy jesteś zobowiązany do stosowania procedury KYC, ustal czy Twoja firma jest instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów AML.
Na czym polega stosowanie procedury KYC?
Procedura Know Your Customer ma na celu uzyskanie maksymalnie pewnej i kompletnej informacji na temat kontrahenta, weryfikację profilu jego działalności oraz wiarygodności. Chodzi nie tylko o identyfikację danych osobowych, ale również ustalenie profilu transakcyjnego kontrahenta oraz określenie czy generowane przez niego ryzyko jest niskie czy wysokie.
Właściwie realizowana polityka KYC ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa obrotu i stwierdzenie czy kontrahent angażuje się w działalność mającą na celu pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
Procedury KYC nie należy mylić z procedurami stosowania list sankcyjnych, zarówno polskich, zagranicznych, jak i międzynarodowych. Choć miejscami oba narzędzia są podobne, co wdrożenia mechanizmu zgodności z listami sankcyjnymi zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy, nie tylko instytucje obowiązane.
Jaka jest relacja KYC do AML?
Procedura KYC jest integralną częścią polityki AML co oznacza, że firmy muszą stosować podejście oparte na ryzyko (ang. risk-based approach). Ustawodawca wskazuje w tym przypadku jedynie rezultaty jakie mają osiągnąć instytucje obowiązane bez określania, w jaki sposób można dany cel zrealizować. To przedsiębiorca – uwzględniając stopień ryzyka, złożoności i skalę swojej działalności oraz portfel klientów i liczbę oraz wartość dokonywanych transakcji – powinien dopasować wewnętrzne procedury tak, aby KYC dało się urzeczywistnić.
Jak wdrożyć procedurę KYC w firmie?
Wskazówkę co do tego w jaki sposób wdrożyć w instytucji obowiązanej procedurę KYC dostarcza art. 34 ustawy AML. Przewiduje on następujące środki bezpieczeństwa finansowego:
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury właścicielskiej i struktury kontroli;
- ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych;
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
- analiza transakcji prowadzonych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że są one zgodne z wiedzą instytucji o tym kliencie i przyjętym poziomem ryzyka;
- badanie źródła wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami;
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje są na bieżąco aktualizowane.
Kiedy stosować procedurę KYC?
Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego powinna nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych. Co powinno się zdarzyć, aby instytucja obowiązana musiała uruchomić procedurę KYC? O tych sytuacjach wspomina art. 35 ustawy AML:
- nawiązanie stosunków gospodarczych – ustawa AML definiuje stosunki gospodarcze jako relacje instytucji obowiązanej z klientem związane z działalnością zawodową instytucji obowiązanej, które w chwili ich nawiązywania noszą cechę trwałości. W praktyce może to być zarówno pojedyncza umowa, jak i cały ich cykl;
- przeprowadzenie transakcji okazjonalnej przekraczającej kwoty progowe (domyślnie 15 tysięcy euro, 1 tysiąc euro przy transferze pieniężnym oraz przy walucie wirtualnej, 10 tysięcy euro dla transakcji gotówkowej);
- obstawianie stawek lub odbiór wygranych w wysokości 2 tysięcy euro lub więcej;
- podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta;
- dostęp do anonimowych skrytek sejfowych.
Dodatkowo środki bezpieczeństwa finansowego powinny być wdrożone, jeżeli relacja z klientem ulega zmianie, np. co do jej charakteru lub okoliczności, a także zmiany danych klienta lub jego beneficjenta rzeczywistego.
Wypada wspomnieć, że zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego we wspomnianych wyżej przypadkach jest obligatoryjne. Nie powinno być tak, że działania te są podejmowane selektywnie, wyłącznie względem wybranych grup klientów, choć sam zakres procedury może być nieco inny w zależności od stopnia ryzyka.
Co ma zrobić instytucja obowiązana, jeżeli nie może zastosować procedury KYC?
Niekiedy pomimo starań ze strony instytucji obowiązanej nie uda się zastosować środków bezpieczeństwa, np. ze względu na mocno skomplikowaną strukturę właścicielską i niemożność ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Co zrobić w takiej sytuacji? Odpowiedzi udziela art. 41 ust. 1 ustawy AML, zgodnie z którym należy:
- nie nawiązywać stosunków gospodarczych;
- nie przeprowadzać transakcji okazjonalnej;
- nie przeprowadzać transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;
- rozwiązać stosunki gospodarcze.
Dodatkowo instytucja obowiązana powinna rozważyć, czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego uzasadnia przekazanie zawiadomienia do GIIF.
Co grozi za niewdrożenie procedury KYC?
Niezastosowanie procedury KYC – podobnie jak zaniechanie obowiązków na polu AML – niesie ze sobą ryzyko dotkliwych sankcji. Wśród dopuszczalnych kar warto wymienić wysoką karę pieniężną nakładaną przez KNF, cofnięcie licencji, zezwolenia lub koncesji działalności regulowanej, a nawet wykreślenie z rejestru. Kara nakładana jest w trybie administracyjnym co oznacza, że po złożeniu odwołania stronie przysługuje prawo złożenia skargi do WSA.
Czy stosowanie KYC zawsze wygląda tak samo?
Środki bezpieczeństwa wdrażane w ramach procedur AML mogą być stosowane w sposób standardowy, a także złagodzony lub zaostrzony. O tym czy w danej sytuacji zachodzi przesłanka do złagodzenia lub zwiększenia rygoru kryteriów weryfikacji kontrahenta decyduje sama instytucja obowiązana, ustawodawca daje w tym zakresie jedynie ogólne wskazówki:
- o niższym ryzyku prania pieniędzy i finansowania terroryzmu świadczy m.in. to, że kontrahent jest rezydentem państwa członkowskiego, jednostką sektora finansów publicznych albo przedsiębiorstwem państwowym;
- na podwyższone ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu wskazuje np. nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach, bycie rezydentem kraju zwiększonego ryzyka AML, nietypowa albo nadmiernie złożona struktura własnościowa klienta, nieuzasadniona rodzajem i zakresem prowadzonej działalności lub korzystanie z instrumentów private banking.
Compliance AML/KYC – Kancelaria Linke Kulicki
Jeśli Twoja firma jest instytucją obowiązaną, pamiętaj o właściwym zaprojektowaniu i stosowaniu procedury KYC. W razie wątpliwości pomożemy Ci spełnić wymogi compliance w zakresie AML. Kancelaria Linke Kulicki od lat wspiera swoich klientów w skutecznym wdrażaniu regulacji przeciwdziałających praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu niezależnie od branży.